Сотрудник потратил собственные средства на покупку ТМЦ для организации. Деньги в подотчет ему не выдавались. Может ли он в этом случае отчитаться по авансовому отчету так, как обычно при перерасходе денежных средств?
Расчеты с сотрудником, который в интересах организации приобретает товары или услуги, не получив под отчет денежные средства, можно произвести в том же порядке, что и при перерасходе денежных средств, выданных под отчет. При этом работодатель должен одобрить покупку, поставив соответствующую отметку на заявлении сотрудника о возмещении расходов, и утвердить отчет сотрудника о потраченных средствах. Отчет может быть составлен в свободной форме или в форме авансового отчета. Есть риск признания такой операции договором купли-продажи, где сотрудник выступает продавцом, а организация – покупателем.
Обоснование ответа.
Ситуация, когда работник по поручению и в интересах организации приобретает товарно-материальные ценности или оплачивает услуги, обычная. Как правило, работник получает денежные средства в подотчет (по письменному заявлению и на основании распорядительного документа), а затем отчитывается за них по авансовому отчету с приложением подтверждающих документов (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Неиспользованные подотчетные суммы работник возвращает в кассу или на банковский счет организации, перерасход денежных средств ему возмещает организация.
Если же сотрудник не получал деньги под отчет и потратил собственные средства на покупку товаров (услуг), то по сути он действовал от своего имени, не имея полномочий от работодателя, соответственно, работодатель может одобрить или не одобрить эту покупку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Одобрение будет означать, что покупка совершена в интересах организации. Для подтверждения факта одобрения необходимо получить от работника заявление на возмещение расходов, понесенных им в интересах организации, и отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов, поставить на заявлении отметку руководителя об одобрении и издать приказ (распоряжение) о возмещении расходов.
Отчет об израсходованных суммах может быть представлен в свободной форме или в форме, утвержденной для таких целей организацией. В качестве такой формы в принципе может использоваться и авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно с учетом требований к обязательным реквизитам первичного документа. Такое право дает организации ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
В бухгалтерском учете возмещение работнику потраченных в интересах организации денежных средств, если он не получал подотчетную сумму, корректно оформить через счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, поскольку в соответствии с Инструкцией к плану счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) этот счет предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. По нашему мнению, в данной ситуации можно использовать и счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Да, сотрудник не получал денежные средства под отчет, но он отчитывается за покупку и получает за нее возмещение (так же, как в случае с перерасходом подотчетных средств).
Денежные средства, потраченные работником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые такому сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65).
Но в такой ситуации возможен риск переквалификации налоговым органом возмещения расходов сотруднику в договор купли-продажи, где сотрудник является продавцом, а организация покупателем, особенно если сумма существенная. В этом случае НДС к вычету не принимается так же, как и при покупке сотрудником (т. к. счет-фактура отсутствует). По НДФЛ в таких случаях налоговым агентом работодатель не является. Если не удастся доказать обратное, работник самостоятельно должен исчислить с дохода НДФЛ, представить налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ и уплатить налог в бюджет (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ, п. 1 ст. 229 НК РФ). Но с учетом возможности применения налогового вычета в сумме 250 тыс. руб., НДФЛ сотруднику вряд ли придется платить (пп. 1 п. 2 ст. 220 НК РФ).
Во избежание таких проблем стоит разработать локальный нормативный документ (или включить соответствующие положения в учетную политику организации) о возможности совершения покупок сотрудниками без получения подотчетных денег, правилах документооборота в таких случаях и порядке возмещения расходов.
Также неплохим вариантом будет выдача сотрудникам, которым разрешено совершать покупки без подотчетных средств, доверенности, чтобы они совершали покупки от лица организации с оформлением первичных документов на организацию.
