Как заполнить ежемесячный отчет СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД — это ежемесячный отчет, в котором ПФР ждет от работодателей сведения о трудовой деятельности работников. Бланк непосредственно связан с внедрением электронных трудовых книжек.

Обязанность сдавать отчет СЗВ-ТД работодателями

Пенсионный фонд является оператором электронной базы данных о стаже и трудовой деятельности всех граждан России. Необходимые сведения ПФР получает от работодателей. Для этого в конце 2019 года Постановлением правления ПФР № 730п от 25.12.2019 утвердили новый ежемесячный отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам (ЭТК). Он является обязательным для работодателей всех форм собственности и организационно-правовых форм.

С 01.07.2021 действует новая форма в ПФР СЗВ-ТД, утвержденная Постановлением от 27.10.2020 № 769п.

Пенсионный фонд опубликовал информацию, в которой разъяснил, что подавать сведения о трудовой деятельности по итогам года в отношении работников, по которым такие сведения уже передавались в ПФР в течение года, не нужно. Это следует из Постановления правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019. В нем указано, что при отсутствии в течение года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о способе ведения трудовой книжки сведения о трудовой деятельности за календарный год работодатель направляет в ПФР не позднее 15.02. Если по каждому из работников в течение года данные направляли в ПФР, дополнительно сведения за год подавать не требуется.

СЗВ-ТД направляется в ПФР при приеме на работу и увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего распоряжения (приказа).

При всех остальных кадровых изменениях и в случае изменения наименования работодателя ее направляют не позднее 15-го числа следующего месяца. Например, какого числа годовой отчет по сведениям о трудовой деятельности в 2021 году — до 17.01.2022, поскольку 15 января — выходной.

Персонифицированный отчет СЗВ-ТД

Все работодатели обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД с целью формирования ЭТК работников. Его форма подготовлена Минтрудом и утверждена Постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (в ред. Постановления правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п). Форма является персонифицированной, поэтому направлять сведения в территориальные органы ПФР по месту регистрации в качестве страхователя придется о каждом работнике, который в течение месяца принят, уволен, переведен на другую постоянную работу, и о тех работниках, которые подали заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки. Вот как расшифровывается аббревиатура СЗВ-ТД: сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.

Какой бланк отчета СЗВ-ТД использовать в 2022 году

Правлением ПФР утверждена новая форма СЗВ-ТД в 2022 году с 01.07.2021. Постановление правления ПФ РФ от 27.10.2020 № 769п зарегистрировано Минюстом. Чиновники добавили в форму новый раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» и изменили порядок заполнения СЗВ-ТД, введя обязанность работодателей заполнять графу «Код выполняемой функции (при наличии)», которую до конца 2020 года заполнять не было нужно. Сейчас она содержит 5-значный код формата ХХХХ.Х. Расшифровать значение позволяет правило:

первые 4 цифры — код наименования группы занятий по Общероссийскому классификатору;
пятая цифра — контрольное число.

По новым правилам, правопреемников организаций обязали направлять сведения о трудовой деятельности в ПФР для информации, которую предыдущий страхователь подавал о работниках до снятия с учета. Ранее юрлица в случае реорганизации испытывали трудности по отчетности, ПФР исправил это, доработав форму.

В обновленный СЗВ-ТД ввели новую графу «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней работодатели укажут код РКС или МКС, если человек работает в указанной местности.

Как выглядит действующий бланк СЗВ-ТД

В новой ежемесячной отчетной форме предусмотрены следующие реквизиты, обязательные для заполнения:

наименование организации-страхователя;
информация об изменении названия, основание переименования и данные соответствующего документа о переименовании;
регистрационный номер организации-страхователя в ПФР;
данные о приеме на работу граждан с указанием (при наличии) структурного подразделения организации-страхователя с реквизитами приказов, на основании которых было оформлено трудоустройство;
наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации (разряда, класса, категории, уровня квалификации) (при наличии);
код выполняемой функции;
данные о переводе сотрудников на другую работу;
данные об увольнении и об основаниях прекращения трудового договора с работниками с указанием данных приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя, являющегося основанием для прекращения трудовых отношений.

Порядок заполнения

Все сведения в форму вписывают из официальных документов (паспортов, дипломов, приказов по организации и т. д.). В первый раз в ПФР получили от работодателей данные обо всех работниках по трудовым договорам, включая совместителей. Теперь необходимо информировать ПФР только о кадровых изменениях.

Сведения о гражданах, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, включать в документ не нужно.

Каких работников включают в отчет СЗВ-ТД за прошлый месяц — только тех, которые официально трудоустроены на основании трудовых договоров. Никаких изменений по этому поводу не принимали.

При заполнении учитывайте инструкцию ПФР, как заполнить СЗВ-ТД с 01.07.2021:

не использовать знаки «№» и «N» при указании номера приказа об увольнении, приеме на работу или переводе;
даты указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ;
не заполнять форму красными и зелеными чернилами;
при отсутствии данных пустые графы и строки заполните прочерками.

При заполнении используйте коды, обозначающие возможные виды кадровых мероприятий. Мы собрали их в таблице:

Кадровое решение	Код
Прием на работу	1
Перевод	2
Увольнение	3
Переименование работодателя	4
Служба в армии	5
Образование	6
Обучение во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров)	7
Награждение	8
Установление второй и последующих профессий или разряда	9
Исключение из непрерывного стажа	10
Восстановление непрерывного стажа	11
Запрет занимать должность	12

Так, порядок заполнения СЗВ-ТД при приеме на работу предусматривает значение «1», а в случае переименования работодателя — «4».

Для сверки данных в отчете ПФР разработал специальные «контрольные соотношения»:

ИНН физлица = 10 символов + 2 прочерка;
ИНН организации = 12 символов;
КПП = 9 символов;
формат СНИЛС = XXX-XXX-XXX CC или XXX-XXX-XXX-CC.

В конце обязательно поставьте дату заполнения формы. Сведения заверяет своей подписью руководитель организации, а не тот работник, который фактически составлял отчет.

Заполнить и отправить форму возможно с помощью программного обеспечения от ПФР РФ.

Особенности применения кодов выполняемой функции

Основную проблему при заполнении формы СЗВ-ТД в 2022 году вызывает необходимость заполнения кодов выполняемых работниками функций. Искать их необходимо в Общероссийском классификаторе занятий (введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст), а указывать в графе 6 отчета.

Ориентироваться при выборе кода следует не только на занимаемую должность, но и на выполняемый сотрудником вид работы (п. 2.5.5 порядка, утвержденного Постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п). Если у сотрудника много обязанностей, указывают тот вид работ, который он выполняет чаше всего.

Неправильный выбор кода выполняемой функции является ошибкой. За это привлекут к административной ответственности по статье 15.33.2 КоАП РФ. Размер штрафа для должностного лица — от 300 до 500 рублей за каждую выявленную ошибку.

Особенности заполнения на новых сотрудников

Обратите внимание на нюансы заполнения персонифицированной отчетности при трудоустройстве новых работников. В этой ситуации срок сдачи изменяется.

Форму следует сдать не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа об оформлении нового сотрудника. Аналогично ее сдают при прекращении трудовых отношений.

Часто возникают сомнения, как заполнить в СЗВ-ТД сведения о стаже на 1 января при заключении трудового договора в течение года. В инструкции указано, что работодатель указывает данные только о работе человека в организации. Сведения о стаже на начало года у предыдущего работодателя не указываются.

Особенности заполнения отчета СЗВ-ТД для госсектора

Предусмотрена отдельная форма и сроки подачи СЗВ-ТД для передачи сведений о деятельности и изменении статуса лиц, осуществляющих государственную службу:

в таможенных органах;
в органах внутренних дел;
в федеральной противопожарной службе;
в уголовно-исполнительной системе;
в органах принудительного исполнения наказаний;
в Следственном комитете РФ.

Они утверждены Приказом Минтруда № 533н от 24.08.2020 (рег. в Минюсте 29.09.2020). Работодателей обязали подавать данные в Пенсионный фонд не каждый месяц, как на остальных работников, а только при их увольнении не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или документов, подтверждающих прекращение служебной деятельности.

В бланке отчета указывают:

данные о подаче заявления о продолжении ведения трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности);
код выполняемой функции;
дату приема (поступления) на службу;
дату увольнения со службы (прекращения, окончания контракта, договора);
основание прекращения профессиональной служебной деятельности.

Срок сдачи отчета СЗВ-ТД

Установленный срок сдачи СЗВ-ТД в 2022 году не изменился — не позднее 15-го числа месяца, в котором были кадровые изменения, касающиеся хотя бы одного сотрудника (прием на работу, увольнение, перевод и пр.). Аналогичные сроки действуют для отчета СЗВ-М о работниках. При приеме на работу и увольнении сведения направляют в ПФР в течение 1 рабочего дня с даты события.

Если в текущем месяце не проводилось кадровых мероприятий, то отчитываться за него и подавать форму СЗВ-ТД не нужно!

Электронный или на бумаге

Сдавать форму обязательно в электронном виде, если количество сотрудников 25 и больше. Но и на бумаге отчет ПФР тоже примет у тех работодателей, средняя численность работников которых меньше 25 человек.

Отчет СТД-Р

Кроме СЗВ-ТД, в ПФР введена новая форма СТД-Р — для предоставления сведений о трудовой деятельности самим работникам. Рассмотрим, чем отличаются СТД-Р и СЗВ-ТД:

Первый документ работодатель готовит по запросу сотрудника во время трудовой деятельности либо в связи с увольнением. Обязанность предоставлять работникам сведения о стаже и трудовой деятельности закреплена законодательно. Делается это по форме СТД-Р либо на бумажном бланке, либо на электронном носителе. Форма утверждена Приказом № 23н от 20.01.2020.
Форму СЗВ-ТД организации и ИП сдают в ПФР ежемесячно.

Ответственность работодателей

Штрафы за несвоевременную сдачу формы СЗВ-ТД утверждены законодательно: по нормам КоАП об установлении мер ответственности за непредоставление форм персонифицированного учета, нарушителя оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей. Привлечь к ответственности в силу Приказа Роструда № 170 от 31.08.2020 вправе не только сотрудники Пенсионного фонда, но и трудовые инспекторы, проверяющие соблюдение трудового законодательства. Административным правонарушением признается не только непредоставление данных, но и ошибки в них.

Поскольку данные из отчета важны не только для ПФР, но и для граждан, не исключено, что ошибки и неточности в нем в скором времени станут причиной судебных разбирательств.