С начала весны кассовые ленты резко подорожали, поэтому многие продавцы перешли на электронные чеки. Если к вам в бухгалтерию попал именно такой экземпляр — не пугайтесь, ведь юридическая сила электронного чека ничуть не ниже бумажного аналога.
Имеет ли электронный чек юридическую силу
В условиях кризиса первыми на цифровой формат перешли Лента, Пятерочка, Перекресток, ВкусВилл и другие крупные торговые сети с большой ежедневной проходимостью. Их опыт показал, что система расчетов электронными чеками значительно экономит кассовую ленту, нагрузку на ККТ и время покупателя. В связи с этим теперь каждый второй продавец применяет такую систему, а кассиры уточняют, в каком виде покупатель желает получить документ.
Цифровой экземпляр выдается только с согласия покупателя (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54). Если собираетесь совершить покупку для нужд организации, то предупредите об этом подотчетное лицо. Отказать в выдаче бумажного аналога продавцы не вправе.
Если согласились на цифровой формат, то магазин отправит документ по электронной почте или СМС-сообщением. Для этого потребуется назвать кассиру телефон или имейл. Форматы файлов закреплены законодательно и максимально упрощены, чтобы не возникало проблем с просмотром на большинстве устройств — jpg, png, pdf-файл или текстовый формат с html. Когда чек придет работнику, он распечатает его и принесет вам.
Поступившие квитанции допустимо и не распечатывать, потому что налоговики разрешают хранить их в цифровой форме — без бумажных копий (письмо ФНС РФ от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@). Если операция отражена в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то вы вправе считать его подтверждением покупки и включать в расход при исчислении налога на прибыль.
Электронный чек имеет юридическую силу (письмо Минфина № 03-01-15/66784 от 12.10.2017). Его допускается использовать в судах или при оформлении налогового возврата (вычета), как и бумажный аналог.
Как принять электронный чек к учету
В бухгалтерии организации учет электронных чеков происходит по обычным правилам — в документе должны отражаться все обязательные реквизиты, приведенные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54. Принимая цифровой вариант, бухгалтер обязательно проверяет наличие необходимых сведений.
Например, когда работник покупал товар от себя, то операцию проведут с физическим лицом. В документе отражается перечень товаров, цена и количество, применяемая продавцом система налогообложения, QR-код и т. п. Если работник совершил покупку по доверенности, то покупателем выступает уже юрлицо. В таких случаях реквизитов станет больше (п. 6.1 закона № 54):
- название и ИНН покупателя;
- страна производителя товара;
- сумма акциза;
- регистрационный номер таможенной декларации.
Но является ли электронный чек подтверждением оплаты, если в нем отсутствует хотя бы один обязательный реквизит? Если собираетесь включить покупку в расходы по налогу на прибыль, то однозначно нет. Об этом прямо написано в письме Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819. Для целей налогообложения такой документ не подойдет. Если все-таки приложите его, то налоговики во время проверки обнаружат подвох и обязательно доначислят налог и выставят пени.
Что касается авансового отчета от подотчетного лица, то он оформляется по привычным правилам. В графе 2 и 3 вносят номер и дату подтверждающего документа, а в графе 4 — рядом с наименованием делают отметку «электронный». Прикладывать распечатку не обязательно, но не запрещается.
