Работодатели, которые перешли на электронный документооборот, должны обеспечить взаимодействие своих систем с Единым порталом госуслуг. Об этом Роструд напомнил в письме от 01.08.2022 № ПГ/19773-6-1.
Рассмотрим подробно.
Что считается кадровым ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) в сфере трудовых отношений предусматривает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Он установлен статьями 22.1 – 22.3 Трудового кодекса.
Для электронных документов организация-работодатель может использовать единую цифровую платформу «Работа в России» или свою информационную систему.
ЭДО вводится на основании ЛНА. В нем должны быть указаны:
- сведения об информационной системе, через которую будет осуществляться ЭДО, порядок доступа к информационной системе работодателя;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронных документов;
- сведения о дате введения ЭДО;
- сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников для работы с электронными документами;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам.
Для перехода на ЭДО работодатель должен уведомить работников. При этом они вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.
ЭДО не применяется по отношению к:
- трудовым книжкам;
- актам о несчастном случае на производстве по установленной форме,
- приказам (распоряжениям) об увольнении работника;
- документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Взаимодействие с Единым порталом госуслуг при кадровом ЭДО
Правила взаимодействия информационной системы работодателя и порталом Госуслуг утверждены постановлением Правительства РФ от 01.07.2022 г. № 1192.
Они относятся и к работодателям, которые приняли решение об использовании своей информационной системы для ЭДО.
Организации, которые перешли на электронный документооборот, должны обеспечить взаимодействие своих систем ЭДО с системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», напоминает Роструд в своем письме.
