Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам

Сроки хранения налоговых документов и регистров

Сроки хранения налоговых документов, включая налоговые регистры, предусмотрены Налоговым кодексом РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле). Этот Перечень не применяется к документам, которые до 17.02.2020 включительно были внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении документов к уничтожению (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479). Такие документы хранят в течение сроков, указанных в предыдущем Перечне типовых управленческих архивных документов.

Как правило, хранить налоговые регистры и иные документы, которые связаны с расчетом и уплатой налогов, нужно 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Однако бывают и иные сроки хранения.

Предусмотрены следующие сроки хранения:

постоянно;
50 или 75 лет;
10 лет;
6 лет;
5 лет;
специальные сроки хранения.

Если по одному документу есть несколько сроков хранения или вы сомневаетесь, к какой группе хранения относится конкретный документ, применяйте максимальный срок.

Сроки хранения документов начинают течь, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним закончено (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В частности, сроки хранения первичных документов начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором документ использовался последний раз (например, для подтверждения доходов или расходов, для составления отчетности) (Письмо Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829). Так, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, следует исчислять с момента, когда завершилось начисление амортизации в налоговом учете (Письмо Минфина России от 16.08.2019 N 03-03-06/1/62257).

Сроки хранения реестров, книг, журналов, как правило, начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Однако могут быть установлены специальные правила исчисления сроков. В частности, это касается налоговых регистров, которые подтверждают правомерность применения вычетов по НДС, например: книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур. В отношении таких документов срок хранения нужно считать с даты последней записи в них (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).

Если срок хранения налоговых документов еще не истек, а у вас они отсутствуют, то вам грозит штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ).

1.1. Документы с постоянным сроком хранения

Вы должны хранить постоянно такие документы, как (ст. ст. 278, 294 Перечня типовых управленческих архивных документов):

передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним;
положение об оплате труда и премировании работника (по месту его утверждения).

1.2. Документы со сроком хранения 50 или 75 лет

Некоторые документы должны храниться 50 либо 75 лет в зависимости от того, когда вы прекратили их использовать:

75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 г.;
50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 г.

К ним относятся, например (ст. ст. 122, 295, 301, 311 Перечня типовых управленческих архивных документов):

ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам;
документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при отсутствии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи;
гражданско-правовые договоры с физлицами на оказание услуг, выполнение работ, акты сдачи-приемки работ (услуг);
документы по НДФЛ при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты. К ним относятся, в частности, расчеты налога, регистры налогового учета, сообщения о невозможности удержать налог.

Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 г. включительно хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня типовых управленческих архивных документов).

1.3. Документы со сроком хранения 10 лет

Это, например, документы (п. 5.1 ст. 105.17 НК РФ, ст. ст. 89, 287 Перечня типовых управленческих архивных документов):

необходимые для исчисления и уплаты некоторых налогов – в ситуации, когда подавалось заявление о заключении соглашения о ценообразовании по внешнеторговой сделке, если хотя бы одна из сторон – резидент иностранного государства, с которым заключен договор об избежании двойного налогообложения;
по продаже движимого имущества;
о недостачах, присвоениях, растратах. Такие документы хранятся в течение указанного срока после возмещения ущерба. В случае возбуждения уголовного дела они хранятся до принятия решения по нему.

1.4. Документы со сроком хранения 6 лет

К ним относятся, в частности (п. 3 ст. 89.2, п. 5.1 ст. 105.17 НК РФ, ст. ст. 295, 309, 315 Перечня типовых управленческих архивных документов):

документы по налоговым льготам для участников региональных инвестиционных проектов;
документы по соответствию региональным инвестиционным проектам;
документы, необходимые для исчисления и уплаты некоторых налогов, – если подавалось заявление о заключении соглашения о ценообразовании;
документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи;
карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты);
документы о реструктуризации налоговой задолженности и задолженности по страховым взносам.

1.5. Документы со сроком хранения 5 лет

5 лет надо хранить документы, которые связаны с расчетом и уплатой налогов, если иной срок не установлен для отдельных документов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Столько вы должны хранить, в частности (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ст. ст. 11, 267, 276, 277, 282, 303 – 306, 310 – 314, 316 – 318, 320, 323, 514 Перечня типовых управленческих архивных документов):

документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты;
налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей;
документы по НДФЛ, такие как расчеты налога, регистры налогового учета, сообщения о невозможности удержать налог (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты);
документы о разногласиях по вопросам налогообложения (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления);
документы по расчету налоговой базы организациями;
журналы, карточки, базы данных учета операций, облагаемых и не облагаемых НДС;
регистры бухгалтерского учета (при условии проведения проверки);
документы учетной политики;
документы о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности (планы, отчеты, акты, справки);
первичные учетные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, накладные и авансовые отчеты и др.). При условии проведения проверки, при возникновении споров они сохраняются до принятия решения по делу;
договоры и контракты (если не установлены иные сроки для отдельных видов договоров);
документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним. Такие документы хранятся в течение указанного срока после снятия задолженности;
справки об исполнении обязанности по уплате налогов, справки о состоянии расчетов с бюджетом;
документы по перерасчету налоговых обязательств из-за пересмотра налогового законодательства;
справки о доходах и суммах налога физлиц (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты их надо хранить 50 либо 75 лет (в зависимости от даты документа)) и реестры сведений об их доходах;
счета-фактуры;
книги учета доходов и расходов налогоплательщиков, применяющих УСН;
документы по основным средствам (о переоценке, определении амортизации, списании основных средств);
таможенные декларации.

1.6. Документы со специальным сроком хранения

Это те документы, у которых нет четкого срока хранения. Срок их хранения может быть определен, к примеру, периодом действия договора или соглашения. Например, это документы, которые подтверждают:

расходы на обучение. Их нужно хранить в течение всего срока действия договора обучения и 1 года работы физлица, обучение которого было оплачено, но не менее 4 лет (п. 3 ст. 264 НК РФ);
размер убытка, который переносится. Их хранят в течение всего срока его учета (п. п. 2, 4 ст. 283, п. 5 ст. 346.6, п. 7 ст. 346.18 НК РФ);
расчет и уплату налогов (первичные документы) у инвестора или оператора соглашения о разделе продукции. Они хранятся в течение всего срока действия соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ).

Некоторые документы надо хранить до ликвидации организации. К ним относятся, например (ст. ст. 324, 329 Перечня типовых управленческих архивных документов):

отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества;
журналы учета основных средств и обязательств.

Сроки хранения документов по страховым взносам на ОМС, ОПС, на ВНиМ

Сроки хранения документов по расчету и уплате этих взносов предусмотрены Налоговым кодексом РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ, ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле). Этот Перечень не применяется к документам, которые до 17.02.2020 включительно были внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении документов к уничтожению (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479). Такие документы хранят в течение сроков, указанных в предыдущем Перечне типовых управленческих архивных документов.

По общему правилу документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов на ОМС, ОПС, на ВНиМ, нужно хранить 6 лет (п. 3 ст. 8, пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Для некоторых документов могут быть предусмотрены иные сроки хранения, в частности (ст. ст. 296, 298, 308, 450, 618, 619, 624 Перечня типовых управленческих архивных документов):

5 лет – для листков нетрудоспособности и книг (журналов) их регистрации, для документов о выплате пособий и матпомощи, об оплате больничных, для сведений, представляемых в бумажной форме в ПФР для ведения персонифицированного учета. Обратите внимание, что в целях исчисления и уплаты взносов документы следует хранить 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Рекомендуем придерживаться срока, указанного в Налоговом кодексе РФ;
50 или 75 лет (в зависимости от даты документа) – для лицевых счетов работников, расчетов по страховым взносам, сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Сроки хранения нужно считать, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором вы закончили использование документа (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Чтобы определить срок хранения конкретного документа, ориентируйтесь на срок, установленный в Перечне типовых управленческих архивных документов и Налоговом кодексе РФ. Если для одного документа принято сразу несколько сроков хранения, применяйте максимальный.

Сроки хранения документов по страховым взносам от несчастных случаев

Сроки хранения документов по расчету и уплате страховых взносов предусмотрены Перечнем типовых управленческих архивных документов и Технологией ФСС РФ (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 N 19). Этот Перечень не применяется к документам, которые до 17.02.2020 включительно были внесены в описи дел постоянного хранения и в акты о выделении документов к уничтожению (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479). Такие документы хранят в течение сроков, указанных в предыдущем Перечне типовых управленческих архивных документов.

Сроки нужно считать, как правило, с 1 января года, следующего за годом, в котором вы закончили использование документа (ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Чтобы определить срок хранения конкретного документа по страховым взносам, ориентируйтесь на срок, установленный в Перечне типовых управленческих архивных документов, Технологии ФСС РФ и Налоговом кодексе РФ. Это связано с тем, что один и тот же документ может быть нужен как по страховым взносам на ОМС, ОПС, на ВНиМ, так и по страховым взносам от несчастных случаев. Если для одного документа принято несколько сроков хранения, применяйте максимальный.

Например, срок хранения расчета 4-ФСС, который вы представили в форме электронного документа, фондом – не менее пяти лет с момента его получения (п. 6.2 Приказа ФСС РФ от 12.02.2010 N 19).

В Перечне типовых управленческих архивных документов предусмотрены, в частности, следующие сроки хранения (ст. ст. 424, 425, 621 Перечня типовых управленческих архивных документов):

45 лет – для книг, журналов регистрации и баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, для документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, фото- и видеодокументы и др.);
50 или 75 лет (в зависимости от даты документа) – для личных дел получателей страховых выплат, пострадавших от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
постоянно – для документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве, связанных с крупным материальным ущербом или человеческими жертвами.

Поделиться ссылкой: