Как правильно оформить дистанционный формат работы и выплатить компенсацию за использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации?
Дистанционная (удаленная) работа (дистанционная работа, выполнение трудовой функции дистанционно) – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети “Интернет”, и сетей связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).
Под дистанционным работником понимается работник, заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающие выполнение им трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно, а также работник, выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом, принятым работодателем в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.
Дистанционные работники выполняют работу, результат которой не имеет материально-вещественной формы. Обычно им приходится работать с информацией, сведениями, объектами интеллектуальной собственности (ч. 1 ст. 312.1, ч. 2 – 4, 9 ст. 312.3 ТК РФ), поэтому их легко перевести на дистанционный формат работы.
Согласно ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.
Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя. Вместе с тем трудовым договором дистанционному работнику может быть определено конкретное место выполнения должностных обязанностей (рабочее место) вне места нахождения организации.
Договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ, а также условия, устанавливаемые в соответствии с главой 49.1 ТК РФ, в частности:
– место работы;
– порядок выполнения работником трудовой функции дистанционно на постоянной основе либо временно (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ);
– срок, в течение которого работник выполняет работу дистанционно временно, или график работы в офисе и дистанционно, если дистанционная работа выполняется временно (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ);
– порядок взаимодействия работодателя и дистанционного работника посредством обмена электронными документами, видеосвязи, участия в видеоконференциях, время контакта с руководителем или иным уполномоченным лицом (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ);
– порядок и сроки представления дистанционным работником отчетов работодателю о выполненной работе (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ);
– сроки и размеры компенсации, выплачиваемой работодателем дистанционному работнику за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ);
– сроки и размеры возмещения расходов, связанных с использованием принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
– режим рабочего времени и времени отдыха (возможна ссылка на коллективный договор, локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации) (ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК РФ);
– продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (при временной дистанционной работе);
– порядок предоставления работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).
Трудовое законодательство не предусматривает включения в трудовой договор о дистанционной работе дополнительного условия о взаимодействии сторон трудовых отношений в виде посещения работника в течение рабочего времени для осуществления работодателем контроля рабочего процесса. Поэтому со стороны работодателя такие посещения работника являются неправомерными и противоречат положениям Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 17.04.21 № ПГ/08368-6).
На основании трудового договора издается приказ по форме № Т-1, где по строке “Условия приема на работу, характер работы” указывается, что выполнение работником трудовой функции осуществляется дистанционно (ч. 1 ст. 68, ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1).
Если работника переводят с обычного режима на дистанционную форму, то с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе и на его основании издается приказ (распоряжение) о переводе (ст. 72, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).
Оплата труда дистанционного работника производится без особенностей. Причем выполнение работы дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ч. 4 ст. 312.1, ст. 312.5 ТК РФ).
Если работодатель периодически задерживает выплату заработной платы на срок более 15 дней, то дистанционный работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы (ч. 2 ст. 142 ТК РФ). Причем работодатель обязан выплатить заработную плату с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм (письмо Роструда от 19.05.21 № ПГ/12681-6-1).
Трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом РФ. Вместе с тем его допустимо прекратить также по дополнительным основаниям, предусмотренным ч. 1 и 2 ст. 312.8 ТК РФ. Например, в случае если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Увольнение оформляется по общим правилам (письмо Роструда от 30.03.21 № ПГ/05823-6-1).
В соответствии со ст. 312.6 ТК РФ дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. Причем работодатель выплачивает за них дистанционному работнику компенсацию, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.
Компенсация – это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, суммы компенсаций и расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению НДФЛ, как и другие виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами ее субъектов, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (письма Минфина России от 29.10.20 № 03-04-06/94269, от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362 и от 31.03.21 № 03-03-06/1/23415).
Положениями подп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
В соответствии с абзацем десятым подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами ее субъектов, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Поэтому компенсации, выплачиваемые дистанционным работникам, также не облагаются страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной работе между организацией и работниками (письма Минфина России от 29.10.20 № 03-04-06/94269, от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362 и от 31.03.21 № 03-03-06/1/23415).
Размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. Иначе говоря, организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и удостоверяющими расходы, понесенные им при их использовании в служебных целях (письмо Минфина России от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362).
Для налогообложения прибыли указанные расходы можно признать, если они являются обоснованными и документально подтвержденными.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. Учитывая, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих для налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность (письма Минфина России от 19.04.19 № 03-03-07/28232 и от 31.05.21 № 03-03-06/1/42057).
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (письма Минфина России от 10.09.20 № 03-03-07/79461 и от 16.10.20 № 03-03-07/90450).
При исчислении налога на прибыль расходы, осуществленные на территории Российской Федерации, могут быть подтверждены документами, оформленными в электронной форме и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), при условии соблюдения требований Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе (письма Минфина России от 13.02.20 № 03-03-07/9888, от 27.03.20 № 03-03-06/1/2441, от 23.12.20 № 03-03-06/1/113071, письмо ФНС РФ от 05.10.20 № СД-4-3/16193@).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 23.12.20 № 03-03-06/1/113071). Причем размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств) для трудовой деятельности.
Иначе говоря, организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и расходы, понесенные им при их использовании в служебных целях (письма Минфина России от 12.03.21 № 03-03-06/1/17362 и от 31.03.21 № 03-03-06/1/23415), – пример.
Дистанционные работники обязательно должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами посредством обмена электронными документами, т. е. через информационно-телекоммуникационные сети общего пользования. Причем почтовая связь к этим сетям не относится (письмо Минтруда РФ от 07.11.19 № 14-2/В-913).
