Отпускные в налоговом учете относятся к расходам на оплату труда. Поэтому нужно соблюдать как общие принципы учета таких расходов, а также и особые, связанные с резервированием. Учтите это при подготовке годового отчета за 2022 год.
Общий порядок учета расходов на оплату труда
Порядок учета расходов на оплату труда зависит от того, какой метод признания расходов установлен в компании. Таких методов два – кассовый и начисления.
При кассовом методе расходы на оплату труда учитываются (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ):
- в момент списания денег с расчетного счета фирмы;
- в момент выплаты денег из кассы;
- в момент передачи товаров, работ, услуг, если зарплата выплачивается в натуральной форме.
При методе начисления расходы на оплату труда признают ежемесячно в периоде их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ). При этом методе нужно принимать во внимание, к каким расходам они относятся – прямым или косвенным.
К прямым расходам относят траты на оплату труда производственного персонала. Перечень прямых расходов нужно прописать в учетной политике компании. В производственных фирмах расходы на оплату труда списывают по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены (п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
К косвенным расходам , как правило, относят оплату труда административного персонала и других работников, которые не участвуют в производстве. Такие затраты можно списывать в полном объеме в том периоде, к которому они относятся, и реализацию продукции не учитывать (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Организации из сферы услуг и торговли могут списывать все расходы на оплату труда в текущем периоде (п. 2 ст. 318, ст. 320 НК РФ). Хотя в услугах нужно распределить их на прямые и косвенные.
Учет отпускных
Учет отпускных также зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет фирма.
При использовании кассового метода отпускные включают в расходы в момент их выплаты сотруднику (п. 7, 13 ч. 2 ст. 255, подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
При методе начисления для учета отпускных можно выбрать один из двух способов:
- отнесение в прямые или косвенные расходы по мере начисления;
- создать резерв предстоящих затрат на оплату отпусков.
Формирование резерва (в порядке, установленном статьей 324.1 НК РФ) – это право, а не обязанность фирмы. Об этом нужно указать в учетной политике. Если создание резерва не предусмотреть, то по умолчанию используется способ признания расходов на оплату отпусков по мере их начисления.
В этом случае нужно соблюдать порядок учета переходящих отпусков. Если компания не формирует резерв на оплату отпусков, то сумму начисленных отпускных нужно распределить и учитывать в расходах тех периодов, на которые приходятся дни отдыха. Распределяют отпускные суммы пропорционально количеству дней в каждом периоде (см. письмо Минфина от 25 октября 2016 г. № 03-03-06/2/62147).
Во втором случае расходы будут признаваться равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск. Это расходы в виде отчислений в резерв. Оплату отпусков нужно будет списывать за счет резерва.
Создавать резерв на оплату отпусков могут только те фирмы, которые учитывают выручку при расчете налога на прибыль по методу начисления.
Как создать резерв на оплату отпусков в налоговом учете
Чтобы создать резерв на оплату отпусков, нужно определить ежемесячный процент отчислений в резерв. А чтобы рассчитать этот показатель, оформляют специальную смету. В смете указывают сумму, которую вы планируете израсходовать на зарплату и страховые взносы с нее и на выплату отпускных (также со взносами). Исходя из этих данных и рассчитывается процент ежемесячных отчислений в резерв.
В конце года бухгалтер должен проверить, израсходован резерв или нет. Расходы на выплату отпускных могут быть как больше, так и меньше резерва . А разница относится на уменьшение или на увеличение прибыли в конце года.
Как учесть компенсацию за неиспользованный отпуск
Компенсация за неиспользованный отпуск учитывается при расчете налога на прибыль так же, как и другие расходы на оплату труда, в зависимости от метода учета доходов и расходов.
Но если компания создает резерв на оплату предстоящих отпусков, то списать компенсацию за неиспользованный отпуск за счет резерва не разрешено. Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск – это разные виды затрат на оплату труда (см. письмо Минфина от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/4/29).
