Переплата отпускных: как вернуть?

Если работнику выплатили больше, чем нужно и у него образовалась задолженность, это чаще всего, становится «проблемой» бухгалтерии, даже, если переплата произошла из-за непродуманного решения директора.

Три причины переплаты отпускных

Переплата из-за отпуска, предоставленного авансом

Согласно статье 115 ТК РФ, работнику в течение рабочего года должен быть предоставлен отпуск на 28 календарных дней. Пойти в отпуск после трудоустройства работник вправе через полгода. При этом, статья 122 ТК РФ позволяет предоставить работнику отпуск раньше при согласии руководства.

Если работник уволится, не отработав полученный авансом отпуск, у него образуется долг перед компанией, который бухгалтерии «нужно закрыть».

Арифметическая ошибка

Под счетной ошибкой понимают неверные арифметические вычисления. Это ошибка, которые возникла в математических действиях. Например, по ошибке плюс заменили на минус.

Если придется обращаться в суд за возвратом переплаты, счетную ошибку придется доказывать. Для этого понадобится объяснительная записка бухгалтера с математическими формулами и подробными расчетами.

Сбой программы

Ошибка может возникнуть не по вине бухгалтера, а из-за сбоя в бухгалтерской программе. Причем, это случается не так редко, как хотелось бы.

Ошибка может быть вызвана как неправильными арифметическими действиями, так применением устаревших норм из-за несвоевременного обновления программы.

Если компании придется обращаться в суд, чтобы истребовать переплату отпускных с работника, сбой придется доказывать. В этом случае понадобиться отчет или заключение IT-службы. Акта или объяснительной записки бухгалтера недостаточно.

Имейте в виду, не всегда суды признают программный сбой счетной ошибкой.

Три варианта решения вопроса с переплатой отпускных

Есть, как минимум, три варианта решения проблемы с переплатой:

1. Получить добровольные согласие работника на возврат долга и удержать из зарплаты.
2. Вернуть переплату через суд.
3. Простить долг работнику.

Но, не всегда при увольнении работника, за которым числится долг, излишне уплаченные деньги можно вернуть.

Незаконно требовать возврата отпускных, если увольнение вызвано одной из таких причин:

• Работника призвали в армию.
• Работник увольняется по состоянию здоровья, что подтверждено медзаключением.
• Работника увольняют по сокращению либо в связи с реорганизацией, ликвидацией.
• Работник замещал временно отсутствующего работника.
• Причиной увольнения стали чрезвычайные обстоятельства.

Добровольный возврат долга

Если сотрудник согласится добровольно вернуть сумму переплаченных ему отпускных, бухгалтеру нужно получить от него письменное заявление. В нем работник должен указать, что он согласен вернуть работодателю сумму неотработанных отпускных путем удержания из текущей заработной платы.

Затем директор должен подписать приказ об удержании долга из заработной платы работника с указанием месяца, с которого бухгалтерия вправе начать удерживать необходимые суммы.

Бухгалтеру нужно придерживаться лимитов на удержание, которые установлены статьей 138 ТК РФ. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142)

При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых налог уже удержан, то есть за минусом НДФЛ.

Затем при возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.

Проводка по начислению НДФЛ с отпускных тоже сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.

Переплат образуется не только по НДФЛ, но и по страховым взносам. За текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами. Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.

Возврат переплаты отпускных через суд

Если работник откажется вернуть долг добровольно, компания вправе обратится в суд.

Суммы (без НДФЛ), которые компания планирует получить с работника через суд, нужно перевести со счета 70 на счет 73.

Работодатель выиграл суд

Если суд выиграет работодатель, возвращенный долг нужно списать в корреспонденции со счетами 50 или 51.

Расходы нужно аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Страховые взносы будут считаться переплатой, их нужно отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.

Образовавшуюся переплату по НДФЛ можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.

Работодатель суд проиграл

Если компания проиграет, запрошенные суммы по возврату долга, нужно вернуть со счета 73 на счет 70.

Расходы в виде переплаченных отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете аннулировать. Страховые взносы в этом случае будут считаться правомерно уплаченными.

НДФЛ  в случае победы работника считается удержанным и уплаченным правомерно, корректировки не нужны.

Часто суды ссылаются на Определение ВС от 05.02.2018 № 59-КГ17-19, где говорится, что в действующем законодательстве нет оснований для взыскания суммы задолженности с работника через суд, если работодатель не смог удержать отпускные за все неотработанные дни отпуска при расчете при увольнении. Поэтому выиграть суд будет непросто.

На это обратил внимание Минтруд в письме от 30.03.2021 г. № 14-3/ООГ-2784.

Прощение долга работнику

Это самый простой выход, поскольку корректировки в учете будут минимальными и не будет никаких дополнительных затрат, например, на услуги юриста и пошлину в случае судебного разбирательства.

Если долг возник из-за неотработанного аванса, проводку по начислению отпускных нужно сторнировать, а сумму переплаты исключить из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до момента списания.

НДФЛ и страховые взносы суммы переплаченных отпускных считаются уплаченными обоснованно.

Списать долг работника можно либо по приказу директора, либо по истечении трехлетнего срока исковой давности. Делается это проводкой: ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70.

Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.