Как и зачем определять налоговый статус работника

Налоговый статус работника важен, так как от него зависит, будут ли облагаться НДФЛ «иностранные доходы» работников. Кроме того, от статуса зависит ставка налога: 13% или 30%. Соответственно, если вы неправильно определите налоговый статус и удержите налога меньше, будут доначисления и штрафы.

Кто такой налоговый резидент

Налоговые резиденты РФ – это те физические лица, которые фактически находились в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (ст. 207 НК РФ).

При определении налогового статуса учитывается 12-месячный период, предшествующий дате получения дохода физическим лицом, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде (календарном году) и продолжающийся в другом налоговом периоде (календарном году).

Так, если налоговый статус определяется на 30 марта 2023 года, то 12-месячный период начинается 30 марта 2012 года, а заканчивается 29 марта 2023 года.

Правильно считаем 183 дня

183 дня пребывания в Российской Федерации, по достижении которых физическое лицо будет признано налоговым резидентом РФ, исчисляются путем суммирования всех календарных дней, в которых физическое лицо находилось в России в течение 12 следующих подряд месяцев.

183 дня не должны течь непрерывно (письмо ФНС России от 30 августа 2012 г. № ОА-3-13/3157@). Они могут прерываться на периоды отпусков, командировок и др.

Кроме того, период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за пределы для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья.

Такие краткосрочные выезды должны быть документально подтверждены, т.к. цель поездки должна быть подтверждена. Иначе включать эти дни нельзя.

Какие документы подтверждают фактическое нахождение

Работодатель может запросить у сотрудника документы, подтверждающие его фактическое нахождение в России. Это могут быть:

• копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
• квитанции о проживании в гостинице;
• справка с предыдущего места работы;
• другие документы, на основании которых физическое лицо может рассматриваться в качестве налогового резидента.

Итоговый налоговый статус

Налоговый статус физического лица определяется на каждую дату получения им дохода исходя из фактического времени его нахождения на территории России.

При этом окончательный налоговый статус работника, определяющий налогообложение его доходов, полученных за налоговый период, нужно определить по итогам года.

Если в конце года налоговый статус работника изменился с резидента на нерезидента, то НДФЛ нужно пересчитать и доплатить.

На что влияет налоговый статус работника

Во-первых, это ставка по НДФЛ.

Ставка НДФЛ налоговых нерезидентов – 30%. Резиденты платят налог по 13%.

Во-вторых, налоговые нерезиденты не платят НДФЛ с иностранных доходов.

Это значит, что физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами, платят налог только с доходов от источников в Российской Федерации.

А вот налоговые резиденты РФ платят налог с доходов как от источников в Российской Федерации, так и от источников за пределами Российской Федерации.

Перечни доходов от источников в Российской Федерации и за ее пределами содержатся в статье 208 НК РФ.

Так, подпунктом 6 пункта 3 статьи 208 НК РФ определено, что вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия за пределами Российской Федерации для целей налогообложения относится к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации.

Об этом напоминает Минфин России в письмах от 17 февраля 2023 г. № 03-04-05/13676, от 23 января 2023 г. № 03-04-05/4644