Расчет при увольнении в 6-НДФЛ включает зарплату за фактически отработанное время и компенсацию неиспользованного отпуска. Но есть и другие выплаты, которые нужно показывать в 6-НДФЛ: облагаемое выходное пособие, дивиденды. Для каждого случая действует отдельный порядок заполнения.
Что такое отчет 6-НДФЛ: как его составить и в какие сроки сдать
Согласно статье 230 НК РФ, налоговые агенты, выплачивающие доходы физическим лицам и удерживающие НДФЛ, обязаны предоставлять в ИФНС по месту своего учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных:
- за первый квартал, полугодие и 9 месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом;
- за год — не позднее 1 марта следующего года.
Если организация имеет обособленные подразделения, она сдает отчет 6-НДФЛ по месту учета каждого обособленного подразделения в отношении доходов, выплаченных сотрудникам.
Расчет состоит из титульного листа, двух разделов и приложения. Первый раздел предназначен для отражения данных об обязательствах налогового агента. Во втором приводятся расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ. А приложение заполняют только к расчету по итогам года — в отчете за 4 квартал. Это бывшая отчетность 2-НДФЛ, которая теперь входит в состав расчета сумм подоходного налога. В качестве приложения формируют справки о доходах и суммах налога физлица по каждому получателю вознаграждения в отчетном году.
Какие выплаты положены при расторжении трудового договора
Перечень выплат при увольнении зависит от его причины. В любом случае сотруднику выплачиваются:
- вся оплата труда по последний день работы;
- компенсация за неиспользованный отпуск.
В случае расторжения трудового договора по сокращению, по состоянию здоровья дополнительно выплачивается выходное пособие и сохраняемый заработок на время трудоустройства. При расторжении трудового договора по соглашению сторон выплачивается выходное пособие, если это предусмотрено в трудовом соглашении.
Все расчеты с работником необходимо завершить в последний день его работы. А дата перечисления НДФЛ при увольнении в 6-НДФЛ — не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Какие выплаты отражаем в отчете
Так как полный расчет с работником производится в последний день работы, то он является датой фактического получения дохода. Специалисты ФНС разъясняют, как в 6-НДФЛ отразить увольнение сотрудника, — в расчете показывают только выплаты, подлежащие обложению подоходным налогом:
- оплата труда;
- компенсация за неиспользованный отпуск.
Выходное пособие, выплачиваемое при сокращении штата, ликвидации организации и в иных установленных законодательством случаях, не облагается НДФЛ. Следовательно, выходное пособие в пределах необлагаемых размеров не включают в расчет (п. 1 ст. 217 НК РФ, письма ФНС № БС-4-11/6839@ от 11.04.2019, № БС-4-11/4901 от 23.03.2016). Выплачиваемое выходное пособие при увольнении по соглашению сторон облагается сверх трехмесячного среднего заработка. Это превышение и налог с него включают в отчет. В ФНС давали разъяснения по заполнению прошлой формы отчета, но в части отражения увольнительных выплат они все еще актуальны.
Как отразить увольнение в середине месяца
Заполняем расчет 6-НДФЛ
- в разделе 1 показываем удержанный и перечисленный в бюджет налог. В строку 021 вписываем дату перечисления подоходного налога (на следующий рабочий день после выплат), а в строку 022 — его сумму;
- в разделе 2 фиксируем доходы работника. В строке 110 показываем общую сумму дохода, в строке 112 — выплаты по трудовым договорам. Если уволенный работник относится к высококвалифицированным специалистам, надо заполнить и строку 115. В строке 120 отмечаем количество лиц, получивших доход (для ВКС — в строке 121). Затем заполняем сведения о подоходном налоге: в строке 140 показываем исчисленный НДФЛ, в строке 160 — удержанный.
Отражаем зарплату за несколько месяцев
Если увольняется работник, которому платили зарплату за несколько месяцев, расчет заполняем аналогично: в разделе 2 показываем общую сумму дохода, а в разделе 1 проводим расчет подоходного налога. Датой выплаты дохода является последний рабочий день, а датой перечисления НДФЛ — следующий рабочий день. Выплату компенсации за неиспользованный отпуск, облагаемого выходного пособия показываем в фактическую дату выплаты (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ). Но обычно все эти суммы перечисляют в один день, поскольку работодателю необходимо рассчитаться с работником в его последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).
Инструкция, как заполнить 6-НДФЛ при увольнении (п. 3.1, 3.2, 4.1, 4.2 порядка заполнения):
- стр. 010 — код бюджетной классификации;
- стр. 020 — подоходный налог, который удержали за последние три месяца, то есть в отчетном квартале;
- стр. 021 — день перечисления НДФЛ (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ);
- стр. 022 — сумма удержанного налога с учетом НДФЛ с выплат при увольнении;
- стр. 031 — дата возврата НДФЛ (заполняем при необходимости);
- стр. 032 — сумма возвращенного НДФЛ (заполняем при необходимости);
- стр. 105 — код бюджетной классификации;
- стр. 110 — суммарный доход с начала года с учетом выплат при увольнении;
- стр. 112 — доход по трудовым договорам с учетом выплат при увольнении (письмо ФНС № БС-4-11/4577@ от 06.04.2021);
- стр. 120 — количество физических лиц, которым выплатили вознаграждение;
- стр. 140 — исчисленный налог;
- стр. 160 — удержанный НДФЛ.
Первый и второй разделы расчета 6-НДФЛ заполняются так же, как и для прошлого примера. Покажем, как заполнить приложение к 6-НДФЛ (раздел 2 и приложение к справке). Приложение надо сформировать и подать в составе расчета по итогам 2022 года.
Отражаем увольнение, если отпуск отгуляли авансом
Если сотруднику предоставлен отпуск авансом, и он не отработал его на день увольнения, с него надо удержать сумму за неотработанные дни отпуска. База по НДФЛ сотрудника в этом случае уменьшается на сумму удержания. В 6-НДФЛ показываем сумму окончательного расчета за вычетом удержания за неотработанный отпуск.
Бывают ситуации, когда окончательный расчет меньше удержания за неотработанный отпуск. С минусом отражать суммы начислений и налога в отчете нельзя. В этом случае придется подать уточненный 6-НДФЛ за период, в котором выплатили отпускные, и уменьшить сумму, начисленную к отпуску.
Отражаем отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, в отчете 6-НДФЛ эти выплаты показываем отдельно (ст. 127 ТК РФ, письмо ФНС № БС-3-11/2094@ от 11.05.2016). То есть в одной стр. 021 фиксируем налог по отпускным, а в следующей — НДФЛ с увольнительных выплат.
Отражаем выходное пособие сверх лимита
Правила, как отразить в 6-НДФЛ выходное пособие, приводятся в НК РФ и разъяснениях налоговиков. Необлагаемые выплаты в расчете не показываем, а облагаемые — отражаем в отчете (п. 1 ст. 217 НК РФ, письма ФНС № БС-4-11/6839@ от 11.04.2019, № БС-4-11/4901 от 23.03.2016). Подоходный налог исчисляем с суммы превышения.
Отражаем выплату дивидендов
А теперь разберем, как отразить в 6-НДФЛ выплату дивидендов, если сотрудник уволился. Ставка для резидентов установлена в размере 13%, для нерезидентов — 15%. Порядок удержания подоходного налога для дивидендов не имеет особенностей: удержать его необходимо в день выплаты, а перечислить — не позднее следующего рабочего дня.
Сведения о выплате подоходного налога по дивидендам показываем в разделе 1:
- в стр. 021 — дату перечисления;
- в стр. 022 — сумму перечисления.
В разделе 2 отражаем общую информацию по дивидендам:
- в стр. 111 — сумму выплат;
- в стр. 141 — НДФЛ с дивидендов.
А сумму удержанного налога по одной ставке фиксируем в стр.160.
