Ответы на вопросы о сроках хранения документов нужно искать в нескольких документах сразу: в законе о бухгалтерском учете, законе об архивном деле, в Налоговом кодексе и в Приказе Росархива.
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет 5 лет. Это срок установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ.
Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Основные сроки хранения налоговых документов можно найти в Налоговом кодексе. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.
Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ внес поправки в статью 23 НК РФ.
Сроки хранения первичных документов законом по налогам с четырех лет увеличены до пяти лет.
Сроки хранения учетных документов по НДС установлены cогласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23, подпункту 5 пункта 3 стать 24 НК РФ, документы, которые легли в основу расчета налоговой базы и уплаты налогов, нужно хранить 5 лет. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137 и есть в приказ Росархива № 236.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|
| Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников |
При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов |
При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) |
При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.
| Вид документов | Срок хранения |
|---|---|
| Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ |
При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет |
| Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов |
При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) | Постоянно |
|
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: а) у аудируемого лица; |
а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах |
а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) |
При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Коллективные договоры | Постоянно |
| Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Графики отпусков | 3 года |
| Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
|
Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве а) по месту составления; |
а) 45 лет; связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно б) 5 лет |
| Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) |
Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
Сроки хранения налоговых документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Санкции за нарушение порядка хранения документов
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
