Многие компании уже перешли на электронный документооборот с деловыми партнерами. При этом кадровые документы бизнес по-прежнему печатает на бумаге. Можно ли внедрить кадровый ЭДО сегодня, с кем из работников можно заключить электронный трудовой договор и какую ЭЦП для этого выбрать? На эти вопросы по просьбе журнала «Расчет» ответила Елизавета Яхновец, ведущий юрист Консультационной группы ТИМ.
Электронный документооборот уверенно шагает по нашей стране. Все больше компаний отказываются от использования бумаги и переходят на цифровые носители. Это удобно: кроме того, что предприятие экономит существенные денежные ресурсы на бумаге, сами работники, использующие электронные документы, меняя рабочий процесс, экономят значительное количество времени на работу с документами. И если оценить ЭДО при работе с контрагентами бизнеса многие уже успели, то с кадровым электронным документооборотом бизнес только начинает знакомиться. С чего начать? Возможно, с самого главного – с электронных подписей.
Какой вид ЭЦП подойдет сотрудникам для визирования кадровых цифровых документов?
Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» существует два вида электронной подписи: простая и усиленная. В свою очередь усиленная подпись может быть двух типов – квалифицированная и неквалифицированная. Обратите внимание, что факсимиле не считается электронной подписью в соответствии с Законом об электронной подписи.
Юридически простая электронная подпись представляет собой коды, логины и пароли, которые используются для авторизации. Простая электронная подпись будет иметь такую же юридическую силу, что и автограф, поставленный человеком собственноручно, если это указано в Законе или если стороны достигли соглашения об этом.
Неквалифицированная электронная подпись – это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность человека и позволяет фиксировать изменения в документе после его подписания. Как и обычная электронная подпись, неквалифицированная будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная, если это указано в Законе или если стороны достигли соглашения об этом.
Наиболее безопасным видом можно назвать усиленную квалифицированную электронную подпись. Ее выдают аккредитованные центры. Любой документ, который по российскому законодательству не запрещено подписывать такой ЭП, может быть ею подписан без специального соглашения. Если компания решила внедрить ЭДО, мы рекомендуем выбрать усиленную квалифицированную электронную подпись как для работодателя, так и для сотрудников.
Трудовой кодекс: дистанционные работники
Трудовой кодекс прямо не запрещает и не разрешает использование электронного документооборота. Однако глава 49.1 ТК РФ закрепляет возможность заключить трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор или дополнительные соглашения к этим документам посредством электронного обмена документами.
В статье 312.3 ТК РФ указывается, что работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, сотрудник же может применять либо усиленную квалифицированную электронную подпись, либо усиленную неквалифицированную электронную подпись.
В иных случаях можно использовать другой тип подписи (например, простую электронную), если это будет предусмотрено местным законом или трудовым договором. Обратите внимание: необходимо фиксировать факт получения сотрудником и работодателем документа в электронном виде. Каждая сторона обязана отправить подтверждение получения электронного документа.
Глава 49.1 Трудового кодекса распространяется на дистанционные трудовые отношения, поэтому возникает логичный вопрос: может ли работодатель использовать ЭДО в отношениях со всем персоналом? Ответ на этот вопрос простой и короткий: да, может! Компания вправе подписывать со всеми сотрудниками трудовые договоры в электронном виде.
Федеральный эксперимент
Перед тем как продолжить рассказ о внедрении кадрового ЭДО в компании, давайте вернемся на полтора года назад. В апреле 2020 года властями был принят закон о проведении эксперимента по использованию ЭДО на рабочем месте. Его цель – создание и развитие механизма ведения документов в электронном формате без их дублирования на бумаге.
Сегодня участниками эксперимента являются более 350 компаний, отметим, что это добровольный выбор предприятий, причем не только руководителя организации, но и самих работников. Заставить их принять участие в эксперименте было нельзя. В рамках этого исследования работодатель может использовать собственную информационную систему для ведения кадрового ЭДО или специальную государственную платформу «Работа в России».
На основе эксперимента был разработан законопроект о внесении изменений в Трудовой кодекс. Если он будет принят, компании смогут внедрять ЭДО, однако это также будет добровольным решением обеих сторон. Только в том случае, если от электронного документооборота откажется менее 50% работников, работодатель будет иметь право распространить ЭДО на всех работников, включая группу отказавшихся.
В рамках трудовых отношений планируется, что усиленная квалифицированная электронная подпись будет использоваться работодателем, а квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись – сотрудниками.
К сожалению, сейчас стать участником эксперимента невозможно, поскольку крайний срок подачи заявок был в декабре 2020 года, но даже и без эксперимента – на основании других правовых актов, таких как Гражданский кодекс, Федеральный закон об информации, информационных технологиях и защите данных, Федеральный закон «Об электронной подписи» – любая компания способна внедрить электронный документооборот уже сейчас.
Внедряем ЭДО
Для внедрения ЭДО сейчас рекомендуем выполнить следующие действия.
Сперва нужно выбрать провайдера с учетом собственных организационных, технических возможностей. Далее – разработать процедуру обмена документами, включая тип подписи для работодателя и сотрудника, а также решить, какие должности и подразделения будут использовать ЭДО.
Важно организовать обучающие мероприятия для сотрудников, если это необходимо. Далее компании предстоит сформировать перечень документов для ЭДО. После этого останется только запланировать затраты на внешние системы, поскольку они лягут на плечи компании.
Важно разработать и принять локальный акт об ЭДО, зафиксировать права, обязанности и ответственность сторон, а также предусмотреть процедуру уведомления и получения согласия от сотрудников. Настоятельно рекомендуем заключить дополнительное соглашение с сотрудниками для исправления ошибок, которые могут возникнуть во время обмена электронными кадровыми документами.
Обратите внимание: никаких юридических оснований настаивать на использовании электронного документооборота без согласия сотрудника у компании нет. Кроме того, не стоит забывать, что работодатель должен продублировать на бумаге некоторые документы, к таким, например, относятся трудовой договор, договор об ответственности, договор об обучении и др. Отказаться от дублирования этих документов на бумаге можно будет только после окончательного принятия проекта закона об электронном кадровом документообороте.
После внедрения ЭДО не забывайте регулярно следить за изменениями в Трудовом кодексе, так как сфера регулирования обмена электронными документами между компанией и сотрудниками только формируется, законодатель будет вносить в нормативную базу уточнения.
