Вряд ли найдется хоть одна компания, проработавшая на рынке не менее года, и не получившая ни одного требования от ИФНС, ПФР или других ведомств. Выбрасывать эти документы нельзя. Приказом Росархива установлены свои сроки хранения для запросов от контролирующих органов.
Больше всего требований о предоставлении информации или разного рода пояснений поступает из налоговой инспекции, на втором месте ПФР и трудовая инспекция.
Требование ИФНС
ИФНС может выслать требования по различным причинам: встречная проверка контрагента; ошибки в декларации; низкая зарплата; низкий показатель налоговой нагрузки и так далее.
В большинстве случаев требования от ИФНС поступают через оператора ЭДО в электронном виде. Распечатывать их и хранить не нужно. Все электронные копии сохраняются системе ЭДО.
Требование может поступить в компанию в бумажном виде по почте. Такое требование нужно хранить в течение нескольких лет. А, точнее – 5 лет.
Эти документы прямо поименованы в приказе Росархива от 20.12.2019 года. В соответствии с пунктом 314 этого приказа:
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней нужно хранить 5 лет.
Запрос из ПФР
ПФР вправе истребовать документы в ходе как выездной, так и камеральной проверки.
Срок хранения запросов, справок, актов, предписаний, проверочных листов и так далее составляет 10 лет. Это касается документов, которые компания получает или отправляет в ведомство государственного контроля, в которым относится и ПФР.
Согласно пунктом 141 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236:
Документы (уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения) проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора нужно хранить:
- в проверяющей организации 10 лет ЭПК;
- в проверяемой организации 10 лет.
Требование от Трудовой инспекции
Трудовая инспекция осуществляет надзор за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (статья 353 ТК РФ).
При проведении камеральной проверки в компанию поступает копия распоряжения руководителя государственной инспекции труда о проведении проверки и запрос о предоставлении документов. Трудовая вправе запросить необходимые для проведения проверки документы за любой период, в том числе в отношении уволившихся работников.
Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, проводимых органами государственного контроля, в том числе без взаимодействия с объектом надзора хранятся:
- в проверяющей организации – 10 лет ЭПК;
- в проверяемой организации – 10 лет.
Десятилетний срок хранения этих документов установлен пунктом 141 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Составленные по итогам проверки протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях нужно хранить 5 лет (пункт 145 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
Запрос от местных властей
В компанию может поступить запрос из местной администрации. Такие документы нужно хранить 5 лет.
Этот срок установлен пунктом 146 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы (акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка) административных комиссий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований хранятся 5 лет.
Столько же нужно храните акты, протоколы, постановления, определения, заключения, заявления и переписку с административными комиссиями региона или муниципального образования.
Сроки хранения требований, актов, переписки с контролирующими органами. Таблица
| Ведомство | Документы | Срок хранения | Пункт Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| ИФНС | Переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней | 5 лет | Пункт 314 |
| ПФР и Трудовая инспекция | Уведомления, проверочные листы, списки контрольных вопросов, задания, запросы, справки, акты, заключения, отчеты, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения проверок, ревизий. | 10 лет | Пункт 141 |
| Составленные по итогам проверки протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления об административных правонарушениях | 5 лет | Пункт 145 | |
| Местные органы власти | Акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка | 5 лет | Пункт 146 |
