В авансовом отчете отражается информация о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных суммах, о неиспользованным остатке или перерасходе. Каждый расход подтверждается документом. На их основании бухгалтер делает бухгалтерские проводки, а проверяющие – выводы о том, как израсходованы средства, по назначению или нет. Вспомним правила работы с авансовым отчетом.
Кому можно выдавать суммы под отчет
Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своим работникам. Их называют подотчетными лицами. Подотчетными лицами могут быть как штатные, так и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам – они тоже именуются работниками (п. 5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Фирма-работодатель может в учетной политике утвердить перечень лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет.
Указанием Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У отменено требование, согласно которому нельзя было выдавать новый подотчет при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег. Теперь можно выдать новую сумму и тому, кто не отчитался за старую.
И в этом случае речь не идет о нарушении. Дело в том, что срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, и он может быть довольно продолжительным. А необходимость выдачи новой подотчетной суммы может возникнуть и в этом промежутке времени.
Как выдавать суммы под отчет
Выдавать денежные суммы под отчет можно как из кассы компании, так и безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (см. письмо Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).
Указанием № 4416-У отменено обязательное заявление работника на выдачу подотчетных средств. Для выдачи денег достаточно распорядительного документа руководителя организации.
Распорядительный документ нужно оформлять на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются. Такой документ также должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер.
В приказ руководителя, на основании которого выдаются наличные под отчет, можно вписать нескольких работников. В этом случае по каждому подотчетнику указывают сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (письмо Банка России от 13 октября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/24158).
В какой форме подотчетник отчитывается о расходовании денег
Подотчетник составляет авансовый отчет по форме АО-1 . Ее разрешено дорабатывать. Но удалять или изменять утвержденные реквизиты отчета нельзя (письмо Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414). Все реквизиты должны быть заполнены.
На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывает реквизиты оправдательных документов и суммы.
На авансовом отчете должны быть подписи:
- подотчетного лица;
- бухгалтера, который проверил отчет;
- главного бухгалтера;
- руководителя, который утверждает отчет.
Неиспользованные подотчетные суммы работник должен возвратить в кассу предприятия.
Если он израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем, денежные суммы ему возмещаются.
Когда подотчетник обязан отчитаться
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах и подать авансовый отчет в течение определенного времени после:
- возвращения из командировки;
- окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги;
- выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.
Требование о 3-дневном сроке сдачи авансового отчета больше не является обязательным. Этот срок может устанавливать руководитель (п. 6.3 указания ЦБ РФ № 3210-У).
Правило о 3 днях сохранилось только для отчета по командировке (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749). А по остальным подотчетам можно установить более длительный период.
Задержка отчетов подотчетниками может привести к негативным последствиям. Налоговая требует на просроченные суммы начислять страховые взносы и удерживать с них НДФЛ.
Длительный срок для отчета более выгоден компании, но и злоупотреблять им не стоит.
Почему слишком долгий срок невыгоден
Лучше не устанавливать слишком долгий срок, например, более месяца. Ведь документы от подотчетников служат основанием для вычета НДС и признания расходов по прибыли.
