Долгое время первичными документами считались только документы и альбомов унифицированных форм. Затем к ним стали относить формы документов, которые фирма разработала самостоятельно и утвердила учетной политикой. С этого года возможностей отнести документ к первичным стало больше.
Оправдательный документ
Понятия «оправдательный документ» до 2022 года в бухучете не было. Оно введено ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который вступил в силу с 1 января 2022 года (Приказ Минфина от 16 апреля 2021 г. № 62н).
Оправдательный документ – это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для фиксации этого факта. В нем содержатся реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. К примеру, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку их другой.
Вот типичные оправдательные документы :
- договор;
- счет;
- квитанция об оплате и т.п.
Первичные учетные документы могут составляться на основе оправдательных
Например, чтобы отразить в бухучете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ – авансовый отчет.
Авансовый отчет составляется на основе оправдательных документов – кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетника, и содержит информацию о них.
Оправдательный документ = первичный?
Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (наряду с реквизитами, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений), то такой документ является первичным учетным документом, на основании которого можно отражать информацию о хозяйственной операции в бухучете.
Таким образом, ФСБУ 27/2021 приравнивает к первичным любые документы, которые компания создала или получила в хозяйственной деятельности. Но при условии, что в них есть все обязательные реквизиты , предусмотренные Федеральным законом о бухучете № 402-ФЗ (подп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021).
Это новшество ФСБУ 27/2021весьма удобно.
Но есть риск: принять к учету тот документ в качестве первичного, который по факту таким не является.
Какие обязательные реквизиты должны быть в документе
Оправдательный документ можно использовать как первичный, если в нем есть все обязательные реквизиты.
Перечислим обязательные реквизиты первичного учетного документа:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
- подписи должностных и ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Если всех обязательных реквизитов в документе нет, оправдательный документ не может быть первичным, т.е. с его помощью нельзя оформить факт хозяйственной жизни и признать расходы по нему. В таком случае надо оформить отдельный первичный документ со ссылкой на оправдательный.
Первичные документы в налоговом учете
Первичные документы требуются и для налогового учета.
Согласно ФСБУ 27/2021 в качестве первички может выступать договор (подп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021).
Также на основании такого договора обе стороны смогут отражать в учете доходы и расходы.
