Компания вправе компенсировать работнику расходы на ГСМ, если он ездить на работу и обратно на личном автомобиле. Но не всегда и не всем. Для налога на прибыль расходы должны быть экономически выгодны. Кроме того, это может оказаться невыгодно: компенсация за ГСМ попадает под обложение НДФЛ и страховыми взносами.
Можно ли списать в расходы ГСМ, если сотрудники ездят на работу на личном автомобиле? Ответ на этот вопрос мы нашли в письме Минфина РФ от 30.03.2023 г. № 03-03-06/1/27888.
Когда расходы на проезд к месту работы и обратно на личном автомобиле учитывают в базе по прибыли
В письме Минфина РФ от 30.03.2023 г. № 03-03-06/1/27888 свой ответ чиновники начали с отсылки к статье 252 НК РФ, по которой компания вправе уменьшать доход на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов. Чтобы это четко установить нужно учитывать обстоятельства, которые в свою очередь должны свидетельствовать о намерениях компании получить экономический эффект.
По общим правилам пункт 26 ст. 270 НК РФ запрещает учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно общественным транспортом, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Исключения сделаны в двух случаях:
- для производств, где технологические особенности производства подразумевают использование ведомственного и аналогичного транспорта, например, предприятие удалено от населенных пунктов, имеет секретный режим и т.п.;
- для компаний, у которых расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Следовательно, организация может учесть расходы на проезд работников к месту работы и обратно:
- если работников доставляют к месту работы и обратно ведомственным транспортом в силу технологических особенностей производства,
- если такие расходы включены в систему оплаты труда в организации.
НДС по расходам на проезд к месту работы и обратно
Применить вычет по НДС по расходам на проезд работников к месту работы и обратно можно только при соблюдении двух условий:
- Если товары, работы либо услуги приобретены с НДС для осуществления операций, облагаемых НДС (пп.1 и 2 статьи 171);
- Если у компании есть счета-фактуры, выставленные продавцами и первичка по принятию товаров, работ или услуг к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если вышеперечисленные условия не выполнены, оснований для вычета НДС не имеется.
НДФЛ и взносы при компенсации расходов работников на бензин
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ доходам работника признаются все полученные доходы, как в денежной, так и в натуральной форме.
К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в том числе, полная либо частичная оплата организацией или ИП за работника товаров, работ или услуг. Сюда входят коммунальные услуги, питание, отдых, обучение, бензин и т.д. (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Доход, полученный в натуральной форме, рассчитывается как стоимость этих товаров, работ, услуг по рыночным ценам.
Что касается страховых взносов, доходы, не облагаемые взносами, указаны в ст. 422 НК РФ.
Суммы расходов организации на оплату стоимости ГСМ в связи с использованием работниками личного транспорта для проезда из дома до работы и обратно не указаны в статье 422 НК РФ. Следовательно, данные суммы облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
