Журнал учета проверок юридического лица — это документ, в котором организации и ИП фиксируют проверки надзорных органов. С 2009 года он имеет типовую форму, которую следует использовать при заполнении.
Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя
При проведении надзора контролирующая и проверяемая сторона придерживаются норм ФЗ № 294 26.12.2008 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Этот закон определяет:
- само понятие проверки (плановой и внеплановой);
- процедуру назначения и сроки проведения надзорного мероприятия;
- порядок подведения итогов.
Юрлица, ИП вправе вести журнал для проверяющих лиц по типовой форме (п. 8 ст. 16 ФЗ № 294). В него должностные лица государственных контролирующих ведомств вносят записи о проведенном контроле (п. 9 ст. 16 ФЗ № 294). Этот документ позволяет хранить и анализировать сведения о проведенных плановых и внеплановых мероприятиях надзорных ведомств, фиксировать в одном месте все выявленные нарушения и указания по их устранению.
Форма журнала
Типовая форма журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля, утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141, наряду с формой акта этого мероприятия. Но ответственность за его отсутствие законодательство не предусматривает.
По типовой форме бланки изготавливаются в типографиях, но есть возможность скачать его бесплатно и распечатать листы самостоятельно.
Правила оформления и заполнения документа
Документ состоит из титульного листа и страниц, содержащих сведения о проведении надзорного мероприятия. Его заполнением в организации занимается ответственный сотрудник, назначенный приказом руководителя, как правило, это секретарь.
Вот подробный алгоритм, как правильно заполнить журнал регистрации внутренних проверок в организации:
- на титульном листе ответственный сотрудник указывает дату начала его ведения;
- затем — название компании (Ф.И.О. — для ИП);
- юридический адрес организации (адрес места жительства ИП);
- номер ОГРН (ИНН — для ИП);
- Ф.И.О. ответственного работника;
- Ф.И.О. руководителя;
- подпись директора и печать.
Все графы основного раздела заполняются проверяющими инспекторами. Задача ответственного работника или предпринимателя — пронумеровать и прошить страницы. Когда место закончится, число страниц указывают на титульном листе. Хранить документ в компании необходимо 5 лет, после этого ответственные сотрудники вправе не архивировать его, а сразу уничтожить.
Инспектор, осуществляющий надзор, полностью заполняет основное содержание документа учета. В нем 12 граф, первые 6 из которых заполняются в начале, а оставшиеся — по окончанию процедуры. Вот основные пункты, как заполнить журнал учета проверок юридического лица индивидуального предпринимателя, указав обязательные сведения:
- дату начала и завершения мероприятия по надзору;
- длительность в рабочих днях (или в часах — для малых предприятий);
- название контролирующего ведомства;
- номер и дату распоряжения о проведении контроля;
- предмет контроля, его цель;
- плановость или внеплановость мероприятия с указанием основания;
- номер акта, дату составления;
- нарушения;
- номер предписания об устранении, дату составления;
- Ф.И.О. инспектора;
- Ф.И.О. экспертов, если они привлекались;
- подпись инспектора.