Объявление на взнос наличными используют, когда вносят наличность в банк для пополнения расчетного счета. Компании не могут хранить в кассе наличные деньги сверх установленного лимита, поэтому лишние средства зачисляются на банковский счет.
Что это за документ
Специалисты Центробанка разъясняют, для чего нужно объявление на взнос наличными — для всех юрлиц установлены ограничения по сумме денег в кассе (Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014). Сумму лимита компания устанавливает самостоятельно. Средства, превышающие остаток, зачисляются на банковские счета. В противном случае компании грозит штраф от 40 000 до 50 000 рублей, а должностному лицу от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Объявление заполняют по форме 0402001, она утверждена Указанием № 3352-У от 30.07.2014. Документ состоит из трех частей:
- объявление;
- квитанция;
- ордер.
Большая часть реквизитов в этих трех частях бланка дублирует друг друга.
Порядок заполнения бланка объявления
Рассмотрим, как заполнить объявление на взнос наличными — приведем инструкцию заполнения по основным реквизитам:
- Поле «Дата» — число передачи денег в банк.
- «От кого» — ФИО сотрудника, который вносит средства.
- «Получатель» — название организации.
- «ИНН» — идентификационный налоговый номер компании.
- Поля «Счёт №», «Кредит счёта №», «Для зачисления на счёт» заполняются одинаково — в них проставляют номер счёта, на который вносятся средства.
- «Наименование банка-вносителя», «БИК» — название отделения (филиала) банка, в котором у сотрудника принимают деньги, его БИК.
- «Наименование банка-получателя», «БИК» — название отделения (филиала) банка, в котором у организации открыт счёт, его БИК.
- Строки «Сумма цифрами», «Сумма (суммы) цифрами», «Сумма» заполняются одинаково — в них проставляется денежная сумма цифрой, копейки указывают через дефис.
- Поле «Символ» подразумевает источник поступления денег, который обозначается числовым кодом. В Указании Банка России № 4927-У от 08.10.2018 показано, какие операции оформляются с помощью объявления на взнос наличными — символы приведены в правилах составления отчетности по форме 0409202 о наличном денежном обороте. Например, 02 обозначает поступление средств от продажи товаров.
- «Сумма прописью» — записываем цифры прописью, оставшееся место заполняем прочерками, не оставляя свободным, в завершение указываем валюту — руб.
- «Источник поступления» — поле, аналогичное строке «Символ», но в нем причина поступления средств на счёт прописывается не кодом, а словами.
- «Вноситель» — в Указании № 3210-У разъясняется, кто подписывает объявление на взнос наличными: в документе ставится подпись сотрудника, чья фамилия указана в графе «От кого».
Как передать бланк объявления в банк
Случаи, когда оформляется объявление на взнос наличными, регламентированы: документ заполняют, когда надо сдать деньги в банк и зачислить их на расчетный счет. Процедура передачи средств тоже строго регулируется:
- Работнику выдают наличность для сдачи в банк. Перед этим сотрудник предъявляет документ, удостоверяющий личность — например, паспорта (пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У).
- Бухгалтер формирует расчетный кассовый ордер. В строке «Выдать» РКО указывают ФИО сотрудника, который сдает деньги. В строке «Основание» — дату зачисления на расчетный счет в кредитной организации. В строке «По» — наименование и реквизиты удостоверения личности и документа, который подтверждает полномочия работника. В графе «Кредит» надо поставить 50.1, а в графе «Корреспондирующий счет» — номер счета в зависимости от того, как отражают операцию в бухучете.
- В кассовой книге делают расходную запись на дату составления кассового ордера. В графе 2 книги указывают ФИО работника, которому выдали деньги и пишут «Для зачисления на расчетный счет организации в банке». А в графе 3 — номер корреспондирующего счета.
- Сотрудник передает деньги в банк.
В Указании № 3210-У написано, какая дата указывается в объявлении на взнос наличными — фактическая дата, когда деньги передали в банк. Вносить исправления в это заявление нельзя. После проверки бухгалтер банка ставит подпись на документе, передает объявление в кассу, а вносителю отдают отрывной талон.
Работник проходит в кассу, где кассир проверит подпись банковского бухгалтера, попросит вносителя подписать объявление и примет деньги, пересчитав сумму. После этого кассир ставит свою подпись во всех трёх разделах бланка и кассовый штамп в разделе «Квитанция». Раздел «Ордер» получает бухгалтер банка, чтобы зачислить на его основании деньги на счёт. Квитанция выдаётся клиенту, она подтвердит приём денежных средств.
Важно, что дата приёма банком денег должна строго соответствовать дате, указанной в бланке на взнос. Срок действия этого документа — всего одни сутки. В случае если работники банка не успели исполнить операцию, они обязаны уничтожить бланк в конце смены.
