Когда директор (или бухгалтер) находится в отпуске, исполняющий обязанности сотрудник подписывает за него документы. Можно ли при этом указывать должность отсутствующего работника, например “и. о. директора” (или “и. о. главного бухгалтера”)?
На период временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера исполнение их обязанностей и право подписи документов можно возложить на других должностных лиц организации (в частности, на заместителя директора, заместителя главного бухгалтера).
Законодательство не содержит четкого ответа на вопрос, как указывать в документах должность лица, которое замещает временно отсутствующего сотрудника и подписывает вместо него документы.
В соответствии с п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизит “Подпись” входят наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Это общее правило, из него следует, что при подписании документа одним должностным лицом за другое (например, заместителем руководителя за руководителя) необходимо указать должность именно этого лица.
Однако в том же п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом приводятся примеры оформления подписи такого должностного лица с использованием формулировки “Исполняющий обязанности генерального директора” или “И. о. генерального директора”. Аналогичные примеры оформления подписи исполняющего обязанности приведены в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Таким образом, в отношении случаев подписания документов лицом, которое исполняет обязанности отсутствующего сотрудника, установлено правило. Поэтому считаем, что при подписании документа исполняющим обязанности по должности отсутствующего сотрудника реквизит “Подпись” оформляется следующим образом: “и. о. директора (бухгалтера)” или “Исполняющий обязанности директора (бухгалтера)”, далее собственноручная подпись лица, исполняющего обязанности отсутствующего сотрудника, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
