Согласно ст. 346.24 НК РФ все налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести Книгу учета доходов и расходов (далее – КУДиР, Книга).
Форма и порядок ее заполнения (далее – Порядок) утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н.
Обратите внимание, что указанная книга не заверяется в налоговом органе.
Стоит также отметить, что предприниматели, применяющие УСН, могут не вести бухгалтерский учет. Это связано с тем, что законодательство обязывает их вести исключительно КУДиР (письмо Минфина России от 28.06.2013 № 03-11-11/24653).
Из каких разделов состоит Книга учета доходов и расходов
Книга учета доходов и расходов состоит из титульного листа и пяти разделов:
- первый раздел “Доходы и расходы” делится на пять частей: доходы и расходы за первый, второй, третий и четвертый кварталы, а также справка к разделу 1;
- второй раздел “Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу”;
- третий раздел “Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения”;
- четвертый раздел “Расходы, предусмотренные п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ, уменьшающие сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу)”;
- пятый раздел “Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен торговый сбор”.
Порядок ведения Книги учета доходов и расходов
Налогоплательщик каждый календарный год начинает новую Книгу учета доходов и расходов. Книгу можно вести как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги в электронном виде налогоплательщик по окончании отчетного (налогового) периода обязан ее распечатать. Для обеспечения полноты, непрерывности и достоверности учета показателей своей деятельности налогоплательщик заносит в Книгу все хозяйственные операции, осуществленные в течение налогового периода, в хронологическом порядке.
Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована, страницы ее пронумерованы. На последней странице Книги должно быть указано количество пронумерованных страниц, заверенное:
- для организации – подписью руководителя и печатью организации (при наличии);
- для индивидуального предпринимателя – подписью индивидуального предпринимателя и его печатью (при наличии).
Записи в Книге учета доходов и расходов должны быть сделаны только на русском языке на основании первичных документов. Первичные документы также должны быть заполнены на русском языке. Если первичный документ заполнен на иностранном языке, к нему обязательно должен быть приложен построчный перевод на русский язык (раздел 1 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов, утв. приказом Минфина РФ от 22.10.2012 № 135н).
Ведение Книги на бумажных носителях
Под ведением Книги учета доходов и расходов на бумажном носителе подразумевается заполнение тем или иным способом уже готовой, обычно купленной в магазине сброшюрованной Книги.
Ведение Книги в электронном виде
На последней странице Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде, после выведения ее на бумажные носители должно указываться количество страниц в ней, заверяемое:
- для организаций – подписью руководителя и печатью организации (при наличии);
- для индивидуальных предпринимателей – его подписью и печатью (при наличии).
Заполнение Книги учета доходов и расходов
Согласно п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухучете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 под №105, записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. На основании вышеизложенного авторы берут на себя смелость рекомендовать налогоплательщикам, если они ведут Книгу на бумажном носителе, заполнять Книгу учета доходов и расходов шариковой или перьевой ручкой только черного или синего цвета.
Если в Книгу внесена неверная запись, для исправления ошибки следует зачеркнуть неправильные и вписать правильные данные. Около исправительной записи следует указать дату исправления. Правомерность исправления должна быть подтверждена подписью руководителя (индивидуального предпринимателя) и печатью организации (индивидуального предпринимателя) (при ее наличии) (п. 1.6 Порядка).
В письме от 24.07.2013 № 03-11-06/2/29385 Минфин России отметил, что в КУДиР все суммы отражаются в целых рублях без копеек.
Титульный лист
При заполнении титульного листа в числе прочих данных об организации (индивидуальном предпринимателе) обратите внимание на строку “Объект налогообложения”. В зависимости от выбранного объекта по данной строке следует указать либо “Доходы” либо “Доходы, уменьшенные на величину расходов”. Объект налогообложения, указанный в данной строке титульного листа, должен совпадать с объектом, указанным в Уведомлении о возможности применения упрощенной системы налогообложения, полученном от налогового органа.
Раздел I. Доходы и расходы
Таблица раздела состоит из пяти граф:
По строкам раздела “Доходы и расходы” в хронологическом порядке (возможно, отличном от дат, указываемых в графе 2) заносятся данные о хозяйственной деятельности налогоплательщика в течение квартала на одной или нескольких страницах Книги (в зависимости от количества операций). После внесения последней за квартал записи следует сложить все суммы и итог записать в строку “Итого за I квартал” на той странице Книги, на которой сделана последняя за квартал запись. Пустые строки (если они есть) между последней заполненной строкой и итоговой строкой следует прочеркнуть.
В Книгах учета доходов и расходов, которые можно купить в розничной сети, чаще всего строка “Итого за квартал” есть на каждой странице. В Порядке не указано, следует ли заполнять итоговую строку на каждой заполненной за квартал странице. Не указано также, какую именно итоговую сумму следует указывать на каждой странице, если операции за отчетный период (квартал) отражаются на нескольких страницах Книги. По мнению авторов, удобнее на каждой странице указывать итоговую сумму по данной странице, а на последней за квартал странице указать итог за квартал.
При заполнении раздела “Доходы и расходы” за полугодие, девять месяцев и год следует заполнить итоговую строку за второй, третий и четвертый кварталы, а также итоговую строку за полугодие, девять месяцев и год соответственно. Порядок указания итогов по этим строкам в случае заполнения нескольких страниц за каждый квартал также не регламентирован. По мнению авторов, итоговую строку за очередной квартал на каждой странице следует заполнять, как описано выше (на каждой странице указывать итог по странице, а на последней – итог за квартал), а итоговую строку за соответствующий налоговый период – только на той странице, на которой сделана последняя запись за соответствующий налоговый период.
Справка к разделу 1
Заполняется только по итогам налогового периода и только налогоплательщиками, выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов:
- В строке 010 “Сумма полученных доходов за налоговый период” – указывается значение показателя “Итого за год” графы 4 раздела 1 Книги учета доходов и расходов.
- В строке 020 “Сумма произведенных расходов за налоговый период” – указывается значение показателя “Итого за год” графы 5 раздела 1 Книги учета доходов и расходов.
- В строке 030 “Сумма разницы между суммой уплаченного минимального налога и суммой исчисленного в общем порядке налога за предыдущий налоговый период” – указывается положительное значение разности между суммой минимального налога, уплаченного за прошлый налоговый период, и суммой исчисленного в общем порядке налога за тот же период. Т.е. если по итогам прошлого налогового периода был уплачен минимальный налог, то данная строка заполняется, если по итогам прошлого налогового периода был уплачен единый налог, по данной строке ставится прочерк.
- В строке 040 “Итого получено доходов” – указывается значение по строке 010, уменьшенное на сумму значений по строкам 020 и 030 (стр. 010 – стр. 020 – стр. 030).
- В строке 041 “Итого получено убытков” – указывается сумма значений по строкам 020 и 030, уменьшенная на значение по строке 010 (стр. 020 + стр. 030 – стр. 010).
Раздел II. Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу
Раздел II Книги учета доходов и расходов заполняют только налогоплательщики, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов. В нем налогоплательщики рассчитывают величину расходов на приобретение (создание) основных средств (нематериальных активов), которые можно принять в уменьшение налоговой базы в данном отчетном (налоговом) периоде.
Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, должен заносить в книгу все хозяйственные операции, осуществленные в течение налогового периода, в хронологическом порядке (п. 1.1 Порядка). Соответственно, в тех отчетных (налоговых) периодах, в которых приобретены (созданы) основные средства (нематериальные активы), следует сделать запись в разделах I и II.
Если оплаченные основные средства (нематериальные активы) числятся на балансе организации на дату перехода организации с обычной системы налогообложения на упрощенную, то записи по таким основным средствам начинают делать в разделе II с даты перехода на упрощенную систему налогообложения. Если на дату перехода организации с обычной системы налогообложения на упрощенную на балансе организации числятся еще не оплаченные основные средства, то записи по таким основным средствам в разделе II следует начать делать с месяца, следующего за месяцем оплаты основных средств.
Подробнее об учете ОС см. Учет основных средств при УСН.
Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов отражаются в разделе позиционным способом отдельно по каждому объекту (п. 3.4 Порядка).
Раздел II Книги учета доходов и расходов состоит из шестнадцати граф. Порядок заполнения той или иной графы зачастую зависит от времени приобретения основного средства и рассматривается ниже.
Если основное средство (нематериальный актив) приобретены (созданы) и оплачены в периоде, когда организация применяет упрощенную систему налогообложения, то графы 7, 8, 14 и 15 не заполняются.
Раздел III. Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
Раздел III Книги учета доходов и расходов заполняют только налогоплательщики, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов, только по итогам налогового периода (года) и только в том случае, если по итогам одного или нескольких предыдущих налоговых периодов были получены убытки.
Согласно п. 7 ст. 346.18 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу по единому налогу на сумму убытка, полученного по итогам тех предыдущих налоговых периодов, в которых налогоплательщик применял упрощенную систему налогообложения, установленную главой 26.2 НК РФ, и использовал в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расхода. Согласно абз. 2 п. 7 ст. 346.18 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшать налоговую базу за данный налоговый период (год) на суммы убытков, возникших не более чем в 10 предыдущих налоговых периодах. Поэтому количество строк с 020 по 110 – десять.
Убыток, не перенесенный на следующий год, может быть перенесен целиком или частично на любой из последующих девяти лет. Если налогоплательщик получил убытки более чем в одном налоговом периоде, перенос таких убытков на будущие налоговые периоды производится в той очередности, в которой они получены (п. 4.1 Правил).
В строке 010 указывается сумма убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов, которые не были перенесены на начало истекшего налогового периода, а по кодам строк 020 – 110 указываются суммы убытка по годам их образования (соответствуют значениям показателей по кодам строк 150 – 250 раздела III Книги учета доходов и расходов за предыдущий налоговый период).
В строке 120 налогоплательщик указывает налоговую базу за истекший налоговый период – данные строки 040 справочной части раздела 1 Книги доходов и расходов за налоговый период. Если в налоговом периоде получен убыток, строка не заполняется.
В строке 130 указывается сумма убытков, на которую налогоплательщик фактически уменьшил налоговую базу за истекший налоговый период (в пределах суммы убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов, которые не были перенесены на начало истекшего налогового периода, указанных по строке 010).
В строке 140 налогоплательщик указывает убыток, полученный за предыдущий налоговый период, – данные строки 041 справочной части раздела 1 Книги доходов и расходов за предыдущий налоговый период. Если в предыдущем налоговом периоде убытка не было, строка не заполняется.
В строке 150 указывается сумма убытков на начало следующего налогового периода, которые налогоплательщик вправе перенести на будущие налоговые периоды (строка 010 – строка 130 + строка 140).
Значение показателя по коду строки 150 переносится в раздел III Книги доходов и расходов за следующий налоговый период и указывается по коду строки 0100.
В строках с 160 по 250 по графе 1 налогоплательщик указывает в порядке возрастания (сверху вниз) те налоговые периоды (годы), в которых были получены убытки. А в графе 3 по тем же строкам показываются соответствующие суммы, на которые налоговые базы в эти налоговые периоды (годы) так и не были уменьшены. Данные по этим строкам следует повторить в строках с 020 по 110 раздела III Книги учета доходов и расходов за следующий налоговый период.
Раздел IV. Расходы, предусмотренные п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ, уменьшающие сумму налога (авансовых платежей) за отчетный (налоговый период)
Раздел IV заполняется налогоплательщиками, выбравшими объект “доходы”. В нем отражаются страховые взносы, выплаченные работникам пособия по временной нетрудоспособности и платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования, предусмотренные п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ.
В графе 1 | Указывается номер регистрируемой операции |
В графе 2 | Указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция |
В графе 3 | Указывается период, за который произведена уплата страховых взносов, выплата пособия по временной нетрудоспособности, предусмотренных в графах 4 – 9 |
В графе 4 | Отражаются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. |
В графе 5 | Отражаются страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. |
В графе 6 | Отражаются страховые взносы на обязательное медицинское страхование. |
В графе 7 | Отражаются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. |
В графе 8 | Отражаются расходы по выплате пособия по временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) за первые три дня нетрудоспособности, которые оплачиваются за счет средств работодателя в части, не покрытой выплатами, произведенными работникам страховыми организациями. |
В графе 9 | Указываются платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования, заключенным со страховыми организациями, имеющими лицензии, в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний). Указанные платежи уменьшают налог (авансовые платежи), если сумма страховой выплаты по таким договорам не превышает размер пособия по временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) за первые три дня болезни. |
В графе 10 | Отражается итоговая сумма страховых взносов, выплаченных пособий по временной нетрудоспособности и платежей (взносов) по договорам добровольного личного страхования за отчетный (налоговый) период (соответствует сумме значений показателей итоговых строк за отчетный (налоговый) период. Данный показатель соответствует сумме значений итоговых строк по графам 4 – 9. |
Раздел V. Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога, уплачиваемого в связи с применением УСН (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен сбор
Раздел V заполняется налогоплательщиком, выбравшим в качестве объекта налогообложения “доходы”. В нем отражается сумма уплаченного торгового сбора, уменьшающая сумму единого налога (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен торговый сбор (гл. 33 НК РФ).
В графе 1 | Указывается номер регистрируемой операции |
В графе 2 | Указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция |
В графе 3 | Указывается период, за который произведена уплата торгового сбора |
В графе 4 | Указывается сумма уплаченного торгового сбора |