Руководители самых разных компаний очень часто проводят деловые встречи в кафе и ресторанах, это не запрещено. Более того, такие затраты можно учитывать в расходах, а по какой статье – зависит от цели и документального оформления.
Представительские расходы
Если деловые обеды связаны с проведением официальных приемов и переговоров с контрагентами и клиентами, их можно учесть для целей расчета налога на прибыль в качестве представительских расходов.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса.
Согласно этой статье, к представительским расходам относят затраты:
- по проведению официального приема и обслуживанию «гостей»;
- по транспортному обеспечению, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
- по буфетному обслуживанию во время переговоров;
- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим, хотя конкретный состав расходов на проведение официального приема НК не регламентирован. Но есть разъяснения от чиновников.
Так, разрешено учитывать расходы на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков (см. письмо Минфина России от 22 января 2019 г. № 03-03-06/1/3120).
«Представительские» бумаги
Для подтверждения и обоснования представительских расходов потребуется большое количество бумаг.
Во-первых, это приказ руководителя о проведении мероприятия и смета расходов.
Для отнесения затрат к представительским расходам они должны быть направлены на развитие партнерских отношений между участниками рынка. Это может быть сохранение имеющихся и создание новых договорных отношений, расширение производственной деятельности, рынка сбыта или поиск и устранение возможных рисков (см. постановление АС Волго-Вятского округа от 22 декабря 2022 г. № Ф01-7557/2022 по делу № А11-14311/2020).
Поэтому нужно запастись документами, которые подтвердят «нужные» цели встречи: переписка с контрагентами, протокол, предварительный договор и др.
Во-вторых, это отчет о проведенном мероприятии. В нем тоже нужно указать цели мероприятия, а также его программу и результат (если на встрече подписали договор, это тоже указывают в отчете), состав участников, время и место проведения встречи, состав расходов и их конкретный перечень.
Все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (см. письмо Минфина от 10 апреля 2014 года № 03-03-РЗ/16288).
Список документов не зависит от способа оплаты. Даже при оплате корпоративной картой нужны чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры.
Тем, кто практикует частые встречи с партнерами в кафе и ресторанах, также нужно помнить, что для налога на прибыль представительские расходы учитываются в пределах норматива. Это 4% расходов на оплату труда. Норматив рассчитывается нарастающим итогом с начала года. Расходы, не учтенные в одном квартале, могут переходить на следующий. Но по итогам года будет ясно, уложились ли они в норматив. Сумму превышения учесть не получится.
Расходы на питание
В составе расходов на оплату труда можно учесть бесплатное или льготное питание, если оно является частью системы оплаты труда (ст. 255 НК РФ), то есть предусмотрено трудовым и (или) коллективным договорами.
Но в этом случае нужно, чтобы выполнялись еще два условия. Стоимость питания работника (а это может быть и руководитель) можно включить в затраты фирмы на оплату труда в случае, если:
- можно определить конкретную величину дохода работника;
- с этого дохода начислен НДФЛ.
Очевидно, что бумаг в этом случае нужно меньше, но учесть всю сумму, потраченную на обед в ресторане или кафе, на который директор пригласил представителей других компаний, не получится. В расходы можно будет включить только стоимость питания самого руководителя.
