Счет-фактура: назначение и правила заполнения

Счет-фактура — это документ, подтверждающий совершенную отгрузку товара с выделением суммы налога на добавленную стоимость. Ошибки в составлении приведут к проблемам с возмещением НДС. Форма изменилась с 01.07.2021.

Что такое счет-фактура

Счет-фактура — главный учетный документ, подтверждающий факт отгрузки товара или предоставления услуг по установленной стоимости. Это не единственная функция данной формы. Он играет основную роль при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров, работ, услуг (далее — ТРУ), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения. В п. 3 статьи 169 Налогового кодекса РФ указано, что такое счет-фактура и для чего она нужна — составлять эти документы должны все плательщики НДС по облагаемым операциям.

Наличие счета-фактуры является обязательным условием для зачета суммы НДС по материальным ресурсам (работам, услугам), которые были приобретены налогоплательщиком.

Это очень важный документ, нередко используемый в судебных спорах, поэтому его необходимо заполнять правильно.

Утверждена новая форма счет-фактуры с 01.07.2021 постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Поправки связаны с введением системы прослеживаемости для импортных товаров.

Кто составляет счета-фактуры

Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию ТРУ.

Составлять счет-фактуру обязаны:

индивидуальные предприниматели и юридические лица, находящиеся на общей системе налогообложения (если только их услуги не подпадают под исключения, установленные п. 2 ст. 149 НК РФ);
ИП и организации, которые частично работают на ОСН (по соответствующим видам деятельности).

Налогоплательщики, выбравшие в качестве системы налогообложения УСН или патентную систему, от уплаты НДС освобождены, за исключением некоторых случаев. Но если организация или ИП пользуется освобождением от НДС по ст.145, 145.1 НК РФ , но совершает операции, не освобожденные от налога, составляется счет-фактура нового образца с 1 июля 2021 года с пометкой «Без НДС» ( п. 5 статьи 168 НК РФ, письмо Минфина России от 24.05.2013 № 03-07-09/18686). Это необходимо, если осуществляется взаимодействие с организациями и ИП, являющимися плательщиками НДС. Кроме того, стороны вправе применять счет-фактуру по собственной инициативе.

Сроки выставления счета-фактуры

Общее правило следующее: счет-фактура выписывается в течение 5 дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Дни учитываются календарные. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных. Также согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при оформлении авансовых документов эту форму оформляют в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.

Когда счет-фактура не нужна

В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждаются другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:

сделка не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ);
при реализации товаров за наличный расчет (в этом случае достаточно чека или бланка строгой отчетности);
при применении упрощенных режимов налогообложения;
юридическое лицо — работодатель передает товар своему сотруднику без предоставления встречной оплаты, то есть безвозмездно (согласно Письмам Минфина России от 24.08.2021 № 3-1-11/0122@, от 18.11.2020 № 03-07-09/100514);
при отправке товара, облагаемого по нулевой ставке, на экспорт, если покупатель не является плательщиком НДС, если отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты (согласно Письмам Минфина от 29.03.2021 № 03-07-14/22553, от 12.04.2019 № 03-07-08/28182).

Виды счетов-фактур

Есть три основных вида счета-фактуры:

обычный, отгрузочный. Этот документ подтверждает, что товар передан. Это самый распространенный вид счета-фактуры, но законодательными актами предусмотрен не только он один;
авансовый, выписываемый и составляемый при заключении договора и получении аванса за выполненные работы или оказанные услуги. Факт передачи такой бланк не подтверждает;
корректировочный, заполняемый при изменении цены или количества отгруженной продукции.

Законодательное регулирование содержания счетов-фактур

Понятие счет-фактура закреплено в ст. 169 НК РФ. Форма утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137, в ред. постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Но в 2013 году ИФНС рекомендовала использовать универсальный передаточный документ, разработанный на основе утвержденной формы. В бланке должны присутствовать реквизиты согласно НК РФ, добавление в него оптимальных для продавца и покупателя дополнительных реквизитов не должно влиять на действительность документа.

С 01.07.2021 налогоплательщики и налоговые агенты, которые осуществляют операции с прослеживаемыми товарами, должны выставлять и получать электронные счета-фактуры с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Любой счет-фактура на отгруженную покупателю продукцию регистрируется в системе прослеживаемости, и в нем указывается уникальный номер партии, присвоенный ФНС.

Реквизиты счета-фактуры

Как выглядит бланк счет-фактуры?

Обязательные реквизиты счета-фактуры согласно ст. 169 НК РФ:

номер и дата;
наименование, адрес и ИНН, КПП покупателя и продавца, грузоотправителя и грузополучателя при наличии (обратите внимание, что по новым правилам адрес надо писать строго так, как он указан в ЕГРЮЛ, проверяйте на сайте ФНС в разделе «Проверь себя и контрагента»);
номер платежно-расчетного документа, если получен аванс в счет будущих поставок;
наименование ТРУ и единица измерения;
количество;
валюта (код рубля — 643, доллара США — 840, евро — 978);
цена за единицу измерения;
полная стоимость;
сумма акциза;
налоговая ставка;
сумма налога, предъявляемая к оплате;
общая стоимость с учетом налогов;
страна происхождения товара (коды устанавливаются в соответствии с классификатором ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001; если товары произведены в России, то ставится прочерк;
номер таможенной декларации (если товар произведен не в России);
подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного на то лица — по приказу или доверенности) — на бумажном документе; усиленная квалифицированная цифровая подпись — на электронном.

Строка счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» применяется в случае поставок по госконтракту. В правилах заполнения отдельно указывается, что строка заполняется только при наличии идентификатора. При отсутствии строка остается незаполненной (прочерк ставить не нужно).

Заполнение счета-фактуры по строкам

С 1 июля 2021 года действует новая форма счета-фактуры, добавлена новая строка 5а для реквизитов документа об отгрузке. Записи о ТРУ нужно нумеровать по порядку и ставить номер в графе 1, а вот наименование — это теперь графа 1а.

Для системы прослеживаемости товаров ввели новые графы 12, 12а и 13, где отражают единицу измерения товара, который подлежит прослеживаемости, и его количество. Если счет-фактуру составляют на бумаге по «непрослеживаемым» ТРУ, то названные графы не формируются.

Правила построчного заполнения счета-фактуры:

первая строка — это порядковый номер документа в соответствии с установленными правилами документооборота;
дата составления не ранее даты исходного документа;
дата и номер исправления заполняются при необходимости;
в строке «Продавец» указывается полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами, его ИНН и КПП;
в строке «Адрес» указывается почтовый адрес;
в строке 3 проставляется «он же» в том случае, если продавцом и грузоотправителем является одно и то же лицо. В противном случае необходимо указать почтовый адрес грузоотправителя. При заполнении счета-фактуры на услуги, имущественные права в этой строке ставится прочерк;
в сроке 4 по тем же правилам пишутся данные грузополучателя;
в строке 5 «к платежно-расчетному документу» ставится прочерк, если форма составляется при получении оплаты, частичной оплаты или в счет предстоящих поставок с применением безденежной формы расчетов;
в строке 5а отражаются номер и дата документа (документов) об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), о передаче имущественных прав, соответствующего порядковому номеру записи, указанному в графе 1 данного счета-фактуры;
в строках 6, 6а и 6б отразите наименование и адрес покупателя, его ИНН и КПП;
для строки 7 коды валюты приведены выше;
строка 8 заполняется, только если счет-фактура выставляется в рамках государственного контракта или договора (соглашения) о предоставлении субсидий из федерального бюджета, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал.

Графы заполняются следующим образом:

в графе 1 укажите порядковый номер записи; в 1а указывается наименование ТРУ; 1б — код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС проставляется, если вы экспортируете товар в страны ЕАЭС. В иных случаях эту графу не заполняйте;
в графе 2, 2а — единица измерения, если это возможно. Прочерк ставится при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок. Эти графы заполняются с учетом Общероссийского классификатора единиц измерения, введенного постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 366;
в графе 3 указывается количество или объем товара. Если этот показатель не определяется или отсутствует, то необходимо поставить прочерк. Также прочерк ставится при получении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок;
графа 4 (цена товара) заполняется по аналогичным правилам;
в графе 5 отразите налоговую базу, например стоимость всего количества (объема) поставляемых товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога;
в графе 6 при отсутствии суммы акциза делается соответствующая отметка;
в графе 7 (налоговая ставка) по операциям, указанным в пункте 5 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, вносится запись «без НДС»;
по аналогичным правилам заполняется графа 8;
графа 9 заполняется на всю стоимость ТРУ с НДС либо сумму полученной предоплаты;
в графах 10 и 10а указывается страна происхождения товаров, если это не Россия;
графа 11 заполняется в отношении товаров (пп. «л» п. 2 Правил заполнения счета-фактуры): не подлежащих прослеживаемости, если они ввезены в РФ и их таможенное декларирование предусмотрено правом ЕАЭС. В этом случае укажите в графе 11 регистрационный номер декларации; товаров, не подлежащих прослеживаемости, выпущенных для внутреннего потребления при завершении процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области. В графе 11 отразите регистрационный номер декларации; товаров, подлежащих прослеживаемости. В этом случае в графе 11 указывается регистрационный номер партии товара. В авансовом счете-фактуре в графах 10–11 можно проставить прочерки;
графы 12, 12а и 13 заполняйте по товарам, подлежащим прослеживаемости. В графах 12 и 12а укажите единицу измерения, код и условное обозначение по ОКЕИ. Они содержатся в Перечне товаров (Письмо ФНС России от 12.05.2021 № ЕА-4-15/6469@).

Если бланк авансовый или корректирующий, то это следует указать в документе. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. Решение вопроса, ставится ли печать на счет-фактуре, зависит от договоренности сторон: она не является обязательным реквизитом, но чаще ставится (например, по просьбе покупателя), если юрлицо, оформляющее документ, ее использует по уставу.

Все бланки хранятся в хронологическом порядке, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС. Срок хранения — 5 лет.

Распространенные ошибки в счете-фактуре

Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:

если неправильно указаны или пропущены наименование, ИНН, адрес организации — установить авторство и адресата документа сложно, поэтому его признают недействительным;
если из документа невозможно установить, какой товар передавался или услуга была оказана, то НДС не возместят;
неверное указание валюты, неверное указание количества товара, ошибки в ценах, неправильное исчисление стоимости приводят к тому, что точную стоимость товара определить невозможно. Таким образом, документ становится неинформативным;
неверное исчисление НДС. Отсутствие суммы НДС вызовет вопросы у контролирующих органов.

Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.

Правила исправления ошибок

Продавец, выставивший счет-фактуру, вправе внести необходимые исправления, сделать корректировку. У покупателя такого права нет, но оно есть у продавца. Для исправления документа предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

Корректировочный счет-фактура

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) выставляют корректировочные счета-фактуры (п. 3 статьи 168 НК РФ). При корректировке необходимо соблюдать следующие правила:

изменения согласованы с контрагентом;
изменения вносятся в оба экземпляра;
изменения в обязательном порядке визируются руководителем продавца или уполномоченным лицом (подпись главбуха необязательна) и заверяются печатью;
обязательно ставьте дату коррекции.