Как бухгалтеру оформить СНИЛС для сотрудника

Работник, у которого нет «на руках» страхового свидетельства, в котором указан СНИЛС вправе получить бумажную копию этого документа, обратившись:

• к работодателю, который должен передать заявление в ПФР в течение двух недель;
• в клиентскую службу Пенсионного фонда России;
• в центр госуслуг «Мои документы».

Что делать работнику, чтобы получить СНИЛС через работодателя:

Для большинства работников получить СНИЛС через работодателя проще. В этом случае, практически всю работу за него сделает бухгалтер или кадровик. Конечно, можно посоветовать работнику получить СНИЛС самостоятельно. Но, это будет все лишь совет.

Порядок действий работника для получения СНИЛС через работодателя

1. Написать на имя директора компании заявление о выдаче СНИЛС.
2. Подождать: компания в двухнедельный срок со дня получения заявления передаст его в территориальный орган ПФР.
3. Получить в компании готовое уведомление в бумажной форме.
4. Электронное уведомление будет доступно в личном кабинете.

Как действовать бухгалтеру или кадровику, чтобы оформить СНИЛС работнику

Обязанность по оформлению СНИЛС для работников, как правило, возлагают либо на работника отдела кадров, если такой есть в компании, либо на бухгалтера. СНИЛС работникам оформляют, если:

• при приеме на работу выясняется, что он у работника отсутствует;
• изменятся анкетных данных работника (ФИО, номер паспорта, адрес места регистрации и т.д.).

Для оформления, замены либо выдачи дубликата СНИЛС оформляется заявления в территориальный орган ПФР.

Формы документов индивидуального (персонифицированного) учета и инструкции по их заполнению, в том числе, формы заявлений на выдачу (замену) СНИЛС утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 27.09.2019 № 485п.

Для получения или обмена СНИЛС бухгалтеру или кадровику нужно оформить:

• при первичной регистрации в системе ОПС – анкету застрахованного лица (АДВ-1)
• при замене свидетельства из-за изменения паспортных данных – заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2)
• для выдачи дубликата – заявление о выдаче дубликата (АДВ-3)

К любому из заявлений нужно приложить документ, удостоверяющий личность работника, обычно – паспорт.

Если заявления или анкета подаются лично в ПФР или МФЦ представителем компании, ему потребуются документы, подтверждающие полномочия или доверенность, а также документ, удостоверяющий личность представителя. Требовать иные документы органы Пенсионного фонда не имеют права.

Работник может сам направить заявление (за исключением анкеты АДВ-1) через Единый портал госуслуг или «Личный кабинет застрахованного лица» на сайте ПФР, если он на там зарегистрирован. Срок оказания услуги – 5 рабочих дней.

Алгоритм действий для оформления работнику СНИЛС и заполнение формы

Шаг 1. Для начала работник должен написать заявление о выдаче ему пенсионного страхового свидетельства (пишется в произвольной форме на имя руководителя компании).

В заявлении сотрудник должен указать данные, которые компания передает в фонд:

• Ф. И. О., а также фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении;
• дату и место рождения;
• пол;
• адрес постоянного места жительства;
• серию и номер паспорта или удостоверения личности, дату выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;
• гражданство.

Образец заявления работника на оформление СНИЛС через работодателя

Генеральному директору ООО «КОМПАНИЯ»
Иванову И.Л.
От бухгалтера
Ивановой П.Д.

На основании п.9. ст.3 Федерального закона 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования» прошу оформить и выдать мне страховое свидетельство пенсионного страхования. Ранее свидетельство мне не выдавалось.

Мои данные:

ФИО, дата и место рождения, адрес постоянного места жительства, паспортные данные.

«_____»______________20__г.

Подпись/ Расшифровка

Шаг 2. Нужно составить заявление в ПФР на выдачу (обмен и замену) СНИЛС.

При первичной выдаче СНИЛС сотруднику оформляется форма АДВ-1 и опись по форме АДВ-6-1.

При замене свидетельства СНИЛС в случае изменения анкетных данных составляется форма АДВ-2.

При выдаче дубликата утерянного СНИЛС, необходимо заполнить форму АДВ-3.

В анкете в поле адрес пишут тот, по которому работник зарегистрирован. Графу «Место рождения» нужно заполнить четко по алгоритму: населенный пункт – район ؘ– регион – страна.

При заполнении документов на бумаге нужно учесть следующе:

• заявление может быть составлено от руки или на компьютере;
• если заявление написано от руки, можно использовать только шариковую ручку любых цветов, кроме красного и зеленого;
• в заявление не должно быть помарок, исправлений и ошибок.

Шаг 3. К заявлению обязательно нужно составить опись. Опись подписывается либо руководителем организации, либо исполнителем (по требованию руководителя) и скрепляется печатью (при ее наличии). ИП подписывает опись лично.

Шаг 4. Отправить документы в электронном виде ПФР через систему ЭДО либо лично (через представителя) передать их в фонд на бумаге.

Сроки подачи заявления на СНИЛС

Заявление должно быть составлено по утвержденной форме и направлено в ПФР в срок не позднее 2-х недель с даты заключения трудового или гражданско-правового договора. В случае пропуска срока работодателю грозит штраф в размере: 1 000 – 5 000 руб. для должностных лиц и ИП; 30 000 – 50 000 руб. для организаций.

СНИЛС надо выдать сотруднику, оставив себе копию. При этом сотрудник должен поставить подпись в сопроводительной ведомости, которую фонд передаст одновременно со свидетельствами.