Выдача денег под отчет – не самая сложная задача для бухгалтера. Тем не менее, если не соблюдать все правила, велика вероятность доначислений по НДФЛ и страховым взносам на суммы выданные подотчетникам.
Чтобы не создавать ни себе, ни компании ненужных проблем, соблюдайте несколько простых правил при выдаче денежных средств под отчет.
Выдавайте деньги под отчет только работникам компании
Получателями подотчетных сумм могут только те, с кем у компании заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Перечень лиц, которым можно выдать деньги под отчет, установлен в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письме ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
Если компания перечисляет суммы назначением платежа «Под отчет», лицам, которых нет в налоговой отчетности по НДФЛ и взносам, ИФНС это выявит в рамках налоговой проверки. Либо по информации от банка, если сумма будет внушительной.
Не используйте (либо минимизируйте) подотчетные выплаты, с целью выдать дополнительные денежные средства директору без НДФЛ и взносов. Если получатель подотчетных сумм руководитель компании, налоговиков заинтересует сумма платежей и их периодичность. Все эти выплаты будут видны в отчетности по НДФЛ и взносам.
Выдачу подотчетных сумм оформляйте приказом руководителя
Заявление от работника на выдачу подотчетных сумм необязательно. Но, приказ должен быть.
Перед переводом подотчетных сумм на карты, уточняйте их работоспособность
Подотчетные суммы можно перевести на зарплатную или любую другую банковскую карту работника; на корпоративную карту компании.
Но, если деньги «уйдут» на заблокированную карту, вернуть их можно будет только после разблокировки карты.
Если деньги спишут приставы в счет уплаты иного долга работника, вернуть их не получится. Подотчетные суммы не относятся к социальным выплатам и компенсациям. Приставы могут списать их в счет погашения долгов работника.
Используйте для работы с подотчетными деньгами корпоративные карты. Это уменьшает риск блокировки и списания денег в уплату долгов работника.
Сумму соотносите с целями
Сумма перевода должна согласовываться с целями. Например, на покупку ручек сотруднику не нужно 500 000 рублей. Несоответствие легко выявляется при проверке.
Если сумма будет крупной, банк уведомит налоговую.
Точно указывайте назначение платежа в платежном поручении
В платежке нужно указать, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 «Назначение платежа» пропишите, например: «Аванс на командировочные расходы» либо «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды» и т.п.
Незаполненное должным образом поле «Назначение платежа», во-первых, не дает возможности банку установить назначение средств, значит возможны списания; во-вторых, могут быть проблемы при учете расходов, расход не идентифицируется; в-третьих, платежка может пригодится, если ИФНС после проверки отчетности попросит пояснения по суммам, выплаченным работникам без уплаты НДФЛ и взносов.
Оформляйте авансовые отчеты по все суммам, выданным под отчет
Отчитаться за полученные под отчет средства сотрудник должен не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который они выданы.
В бухгалтерии для учета расходов должен быть авансовый отчет с приложенными к нему документами об оплате товаров, работ, услуг для компании.
Если работник не сдал авансовый отчет, заплатите НДФЛ и страховые взносы
Если работник не отчитается по деньгам, полученным под отчет, это будет считаться его доходом. С этой суммы нужно уплатить НДФЛ и страховые взносы.
