При направлении работника в служебную командировку в 2022 году важно правильно оформить документы. Для этого нужно пошагово выполнить все установленные действия.
Шаг 1. Проверьте, можно ли работника отправить в командировку
Вы не можете направить в командировку:
- беременных женщин;
- работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).
Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):
- женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;
- работникам, имеющим детей-инвалидов;
- работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
- матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекунам детей указанного возраста;
- родителю, имеющему ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом;
- работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.
Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.
Отдельно выделим работников-инвалидов. Направить их в служебные командировки допускается также только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья. Так установлено частью 2 статьи 167 Трудового кодекса (данная часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2021 года № 372-ФЗ).
Шаг 2. Оформите приказ на командировку
Чтобы направить работника в командировку, оформите приказ.
В приказе обязательно указывают:
- фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;
- его профессию (должность);
- структурное подразделение, где он работает;
- цель, время и место командировки.
Оформить приказ можно по утвержденной форме или издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке.
Шаг 3. Оплатите командировку
Размеры суточных в 2022 году:
- для командировок по России – 700 руб. в день.
- для командировок за рубеж – 2 500 руб. в день.
Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.
Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм).
Помимо суточных, командированному сотруднику оплачивают:
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты), произведенные с разрешения или ведома работодателя.
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.
Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
День отъезда в командировку отметьте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06».
Количество отработанных часов указывать не нужно.
Шаг 5. Получите от работника отчет по командировке
Отчет по командировке содержит:
- авансовый отчет;
- документы, подтверждающие расходы на проживание;
- документы, подтверждающие расходы на проезд;
- документы, подтверждающие иные расходы.
Шаг 6. Перерасчет командировочных на основании авансового отчета
На основании полученных от работника подтверждающих документов после его возвращения из служебной командировки работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой.
То есть если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему. Неизрасходованные суммы он обязан вернуть в кассу работодателя.
