Общий срок хранения документации в компании составляет 5 лет. Потом бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Но не все так просто: сделать это нужно по установленным правилам.
Сколько лет хранить документы
Документацию фирма должна хранить не менее пяти лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Столько же нужно хранить всю бухгалтерскую отчетность. Пятилетний срок установлен законом для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Хранить необходимо также аудиторские заключения о ней (если проводилась аудиторская проверка) (п. 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ).
НК РФ также требует хранить «данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов», в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда они были оформлены. Помимо разрешенных к уничтожению документов надо уничтожать все их копии.
Если истек срок хранения
Бумаги с истекшим сроком хранения можно утилизировать. При этом должна быть уверенность, что они больше не требуются и не потребуются в будущем.
«Старые» документы будут нужны, если:
- есть не до конца списанные, но еще списываемые убытки прошлых лет. Пока списание не завершится, все подтверждающие документы за годы, когда были получены убытки, нужно хранить;
- прервался и начал заново течь срок исковой давности по не списанной в качестве безнадежной дебиторской задолженности. До момента истечения срока исковой давности нужно хранить договоры, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), акты сверки расчетов и т.д.;
- есть амортизируемое имущество. Документы на него могут понадобиться вплоть до окончания года, в котором это имущество будет списано или продано;
- амортизируемое имущество реализовано с убытком. Документы нужны в течение всего срока, когда убыток включается в состав расходов.
Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.
Приказ директора о создании комиссии
На проведение утилизации требуется приказ (распоряжение) руководителя.
Руководитель утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов (юриста, главного бухгалтера, специалиста по делопроизводству и др.)
Акт о выделении документов на уничтожение
Документы на уничтожение собирают в папки. Комиссия составляет акт о выделении документов за соответствующий год, и указывает количество папок. Это могут быть, к примеру:
- Кассовые документы.
- Авансовые отчеты.
- Кассовая книга.
- Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров.
- Банковские документы.
- Накладные по учету товарно-материальных ценностей.
- Доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
- Журнал учета доверенностей.
- Гарантийные письма.
- Главная книга.
После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт передается на подписание руководителю организации.
Как уничтожать бумаги
Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки и приступают к уничтожению. Это можно сделать любым способом – разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Деньги, которые заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, нужно учесть в доходах и начислить НДС, если фирма является плательщиком налога.
В завершение экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт – о физическом уничтожении документов.
Как уничтожать документы при реорганизации
Юрлицо вправе участвовать в гражданском обороте исключительно до момента внесения в ЕГРЮЛ сведений о его прекращении (п. 1 ст. 49 ГК РФ). В силу пункта 3 статьи 49 ГК РФ в момент внесения в ЕГРЮЛ сведений о прекращении деятельности присоединенного юридического лица оно утрачивает правоспособность.
То есть присоединенная организация может издавать приказы только до внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности, причем приказы об уничтожении документов – с учетом установленных сроков их хранения и уничтожения.
Бумаги, относящиеся к году, в котором проведена реорганизация, уничтожать нельзя. Например, нельзя утилизировать документы 2023 года, если организация присоединилась к другой в этом же году.
Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации.
До передачи документов нужно провести экспертизу их ценности, по результатам которой определяются документы, подлежащие:
- уничтожению;
- дальнейшему хранению (они оформляются в дела и передаются организации-правопреемнику по описи).
Все документы присоединенного юридического лица (включая архивные) должны быть переданы правопреемнику (и включены в его архивный фонд).
Документы, подлежащие уничтожению, могут быть уничтожены до завершения реорганизации.
