Между документами, подтверждающими перевозку, есть разница. Если ее не учесть, можно потерять расходы по прибыли и НДС-вычеты.
Экспедиторские документы
Начнем с документов, при применении которых ошибиться невозможно. Это экспедиторские документы.
Они нужны для подтверждения расходов по договору транспортной экспедиции, и подтверждают они фактическое оказание услуг (письмо Минфина от 11 марта 2019 г. № 03-03-06/1/15512).
По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ). Экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции.
К ним относятся:
- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).
Без экспедиторских документов договор будет считаться недействительным. Поэтому для подтверждения расходов при оказании услуг транспортной экспедиции наличие этих документов обязательно. Но недостаточно.
Фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза, нужно подтвердить другими документами, подтверждающими фактическое выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (письмо Минфина от 18 января 2022 г. № 03-03-06/1/2121). Подтвердят факт оказания услуг по договору транспортной экспедиции такие документы, как накладные, акты и др.
Если же перевозка грузов осуществляется не в рамках договора транспортной экспедиции, экспедиторские документы для подтверждения расходов не нужны.
Транспортная накладная
Транспортная накладная (ТН) подтверждает факт заключения договора перевозки груза. Она должна быть составлена строго по форме и в порядке, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 ноября 2021 г. № 2216. ТН является обязательным документом, независимо от факта оформления каких-либо других документов.
Расходы на перевозку ТН подтверждает тогда, когда в ней есть все обязательные реквизиты первичного документа и заполнен раздел 16, в котором указана стоимость услуг (письмо ФНС от 19 апреля 2021 г. № СД-4-2/5238).
В общем случае ТН составляет грузоотправитель (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). Формы документов, установленные федеральными законами, отличными от Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, для подтверждения расходов являются обязательными.
ТН выступает в качестве перевозочного документа и служит доказательством наличия правоотношений между отправителем груза и перевозчиком. Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.
Напомним, что вместе с ТН оформляют также заказ-наряд и сопроводительную ведомость (ч. 1 ст. 8, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 18 «Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).
Товарно-транспортная накладная
Использование ТН не исключает возможности применения в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расходы по прибыли, товарно-транспортной накладной (ТТН) (см. письма Минтранса от 20 июля 2011 г. № 03-01/08-1980ис, Минфина от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).
Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
Транспортный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за услуги по перевозке грузов.
Товарный раздел ТТН служит для списания ТМЦ у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.
Налоговый учет
Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.
Налоговики отмечают, что документом, подтверждающим факт осуществления затрат на перевозку грузов, может быть любой из этих двух документов – как ТН, так и ТТН (см., например, письмо ФНС от 21 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4681@).
Другое дело – вычет НДС. Одной ТТН можно подтвердить прибыльные расходы, но заявить вычет «входного» НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) на основании одного этого документа нельзя. Об этом напомнил Минфин в письме от 21 марта 2023 г. № 03-07-11/23920.
Согласно пункту 1 статьи 172 НК РФ, суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг) на территории РФ, принимаются к вычету на основании счетов-фактур, выставленных продавцами. И с дополнением: при условии принятия товаров на учет и при наличии первичных документов, оформленных в соответствии с законодательством. Это может быть и ТТН.
Электронные форматы
Распоряжением от 20 апреля 2022 г. № 92@ ФНС утвержден План разработки и ввода формата электронных документов.
Уже утверждены электронные форматы первичных документов, которые можно использовать в ЭДО между контрагентами и обязательно между фирмой и налоговой инспекцией.
ЭДО в сфере грузоперевозок был запущен с 2022 года на добровольной основе. А 21 мая 2022 года был утвержден единый формат электронной транспортной накладной постановлением Правительства № 931, вступившим в силу с 1 сентября 2022 года. То есть с этой даты перевозчики, которые уже обмениваются накладными электронным способом, должны использовать единый формат.
Приказом ФНС от 13 февраля 2023 № ЕД-7-26/108@ утвержден формат электронного заказа. Формат вступил в силу 11 марта 2023 года и действует до 1 сентября 2026 года. Это заказ, формируемый в электронном виде в информационной системе электронных перевозочных документов. Такой заказ должен быть подписан усиленными квалифицированными или усиленными неквалифицированными электронными подписями.
