Обязательного перечня реквизитов для писем, направляемых контрагенту, нет. Главное, чтобы можно было идентифицировать адресата, отправителя и письмо выражало содержание вашего намерения.
При составлении писем можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению. Он применяется на добровольной основе и распространяется в том числе на письма организации (ч. 1 ст. 26 Закона о стандартизации, п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Рекомендуем включить в письмо следующие реквизиты:
- наименование организации – отправителя письма. Оно может быть полным или сокращенным. Главное, чтобы наименование соответствовало уставу.
В этот реквизит можно включить, например, название организационно-правовой формы и наименование организации, под ним в скобках привести ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом. Если автором письма является филиал, территориально обособленное подразделение, представительство, его наименование можно указать под наименованием организации (п. 4.5 Методических рекомендаций);
- справочные данные об организации: почтовый адрес организации (дополнительно можно указать юридический адрес юрлица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона/факса, адрес электронной почты, адрес сайта. Также можно включить ОГРН и ИНН.
Можно отразить код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (п. 4.8 Методических рекомендаций);
- дату подписания письма;
- регистрационный номер письма, если в вашей организации осуществляется регистрация исходящей корреспонденции;
- ссылку на регистрационный номер и дату письма, поступившего от контрагента, если ваше письмо направляется в ответ на письмо контрагента.
Эту ссылку можно разместить на бланке. Не включайте ее в текст письма (п. 4.12 Методических рекомендаций);
- адресата. Укажите полное или сокращенное наименование организации. Также рекомендуем привести ее почтовый адрес. Если вы пишете на имя руководителя организации-контрагента, укажите наименование его должности, включающее наименование организации, и Ф.И.О. Если письмо направляется физлицу, приведите Ф.И.О. и почтовый адрес, а если он не совпадает с адресом регистрации этого лица, то еще и адрес регистрации. Если отправляете письмо только по электронной почте, достаточно указать ее;
- заголовок к тексту. Если текст письма не превышает 4 – 5 строк, заголовок обычно не пишут.
Заголовок можно, например, выделить полужирным шрифтом, не заключать в кавычки и не подчеркивать (п. 4.17 Методических рекомендаций);
- отметку о приложениях к письму (если они есть);
- подпись. Она включает наименование должности лица, которое подписывает письмо, его собственноручную подпись и расшифровку подписи (Ф.И.О.). Если вы отправляете электронное письмо, подписанное электронной подписью, проставьте отметку о такой подписи, в частности включите фразу “Документ подписан электронной подписью” (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, его должность в подписи можно не указывать (п. 4.22 Методических рекомендаций);
- печать. Если у вас есть печать, рекомендуем поставить ее, поскольку в деловой практике принято заверять печатью подлинность подписи;
- отметку об исполнителе. Она включает Ф.И.О. исполнителя и его телефон. Также можно указать его должность и адрес электронной почты.
Рекомендуем разработать бланк письма, который будет содержать все необходимые реквизиты. Это поможет сэкономить ваше время и унифицировать делопроизводство.
Как правильно указать почтовый адрес
Укажите составные элементы адреса в следующей последовательности (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 22 Правил оказания услуг почтовой связи):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных писем);
- почтовый индекс.
Источник: www.consultant.ru
