Регистрация онлайн кассы: о чем не нужно забывать?

Согласно 54 Федеральному закону применение онлайн-касс обязательно. Перед использованием вся техника должна пройти регистрацию в Федеральной Налоговой службе.

Что такое онлайн касса

Онлайн-касса представляет собой аппарат с фискальным накопителем, который служит для записи и хранения информации о чеках и передачи её в ФНС с помощью сети интернет. Данная информация подаётся с целью, чтобы налоговая видела весь доход продавца, предпринимателя, так как информация не подлежит корректировке, человек не сможет уменьшить размер своих доходов, следовательно, и заплатит налоги в полном размере.

Кассовый аппарат необходимо использовать при продаже товаров (работ и услуг) как физическим лицам, так и компаниям, организациям и ИП, независимо от формы расчётов.

Кассовый чек, после совершения покупки, можно получать и в бумажном формате, и в электронном (на электронную почту покупателя или телефон).

Виды ККТ

Контрольно-кассовая техника – это специальное оборудование, которое обеспечивает запись и хранение фискальных данных, формирование и передачу фискальных документов в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД), а также печать фискальных документов.

Контрольно-кассовая техника должна:

• Обеспечивать осуществление расчётов между продавцом и покупателем наличными деньгами или платёжными картами, включая выдачу чека на бумажном носителе и его направление покупателю в электронной форме;
• Быть оснащена фискальным накопителем для записи фискальных данных и их передачи ОФД;
• Должна быть подключена к Интернету.

Выделить можно пять основных типов ККТ:

1. Автономные ККТ
   Данный тип представляет достаточно недорогие образцы ККТ, которые не нуждаются в дополнительном оборудовании для работы. Они сразу уже имеют встроенный цифровой дисплей и клавиатуру. Такие ККТ очень мобильны и могут работать без постоянного подключения к электрической сети. Главным недостатком автономных ККТ является ограниченный функционал и неудобство использования.
2. Ньюджеры
   Этот тип ККТ небольших размеров, имеют графический дисплей, который способен отображать текстовую информацию. Имеют возможность автономной работы до 8 часов и подключения пин-падов для принятия к оплате платёжных карт.
   Возможность подключения дополнительного оборудования ограничена и зачастую зависит от модели устройства.
3. Смарт-терминалы
   Помимо фискального регистратора они включают в себя компьютер (планшет) с сенсорным экраном, на котором установлено кассовое программное обеспечение. Такие терминалы поддерживают подключение всего необходимого дополнительного оборудования (сканера штрих-кодов, пин-падов и пр.).
   При этом они имеют невысокую стоимость и хорошую компактность. Дополнительные опции позволяют связывать смарт-терминал с облачными товароучётными системами и другими приложениями, расширяющими их функционал и сферу применения.
   Недостатком является – выбор кассового программного обеспечения ограничен. Также они имеют небольшой экран (5-10 дюймов), затрудняющий работу с большими табличными документами.
4. Фискальные регистраторы
   Это онлайн-кассы, которые не имеют встроенного монитора и клавиатуры. Для работы фискального регистратора его необходимо подключить к компьютеру, планшету или иному устройству, на котором будет установлено кассовое программное обеспечение. Стоимость таких моделей зависит от выполняемых опций. Достаточно продвинутые модели существенно дороже, обладают значительно более высокой скоростью печати чеков и ресурсом работы.
   Фискальные регистраторы применяются, когда на рабочем месте выполняются операции, которые невозможно или неудобно проводить с помощью смарт-терминала или автономной кассы, или же в случае, когда важна скорость работы.
5. Облачные кассы для применения при интернет-расчётах
   Это специальные фискальные регистраторы. У них нет функции печати бумажных чеков. Используются для проведения безналичных расчётов с покупателями. Как правило, облачные кассы используются интернет-магазинами.

Кто должен иметь онлайн кассу

По закону использовать онлайн-кассы обязаны почти все организации и предприниматели, которые занимаются продажей товаров (работ) и оказанием услуг.

Так же, применять онлайн-кассу иногда необходимо не только продавцам, но и покупателям. Это те случаи, когда у населения осуществляется скупка товаров с целью последующей перепродажи. Исключение составляет: скупка утильсырья и макулатуры.

Разумеется, некоторым предприятиям разрешается работать и без наличия кассы, а именно:

• Организации и ИП на спецрежиме – «Налог на профессиональный доход». Чеки в данном случае отправляются через приложение «Мой налог»;
• Предприятия, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место на любом налоговом режиме;
• Организации и предприниматели, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко на розлив;
• ИП и компании, которые работают в труднодоступной местности. Данный перечень устанавливается региональными властями;
• ИП на патенте по некоторым видам деятельности (торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в сельской местности).

Подготовка к регистрации

Перед тем, как зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой, необходимо выполнить подготовительные действия:

1. Оформить усиленную КЭПКЭП нужна для электронной регистрации кассы. Она позволяет обмениваться документами с налоговиками во время процедуры регистрации и в процессе самой работы.

   Ключи и сертификат электронной подписи содержатся на защищенном носителе (токене) и выдаются для руководителя организации или владельца ИП в ФНС. Срок действия составляет – 1 год. Оформляется она на ИП, руководителя организации или же доверенное лицо.

   Если уже имеется такая подпись, с помощью которой ранее сдавали отчетность в контролирующие органы — можно использовать ее. КЭП позволит обмениваться документами с налоговыми инспекторами во время процедуры регистрации и в процессе работы.

2. Проверить оборудованиеМодель используемой кассы должна быть включена в реестр ККТ. Фискальный накопитель также должен содержаться в перечне, одобренном ФНС.

   Важно помнить, что проверка оборудования осуществляется до самой регистрации. Иначе процедура окажется незаконной.

3. Заключить договор с ОФДПеред тем, как зарегистрировать кассу в налоговой для ИП потребуется выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Список аккредитованных ОФД содержится на сайте ФНС.

   Через ОФД происходит передача информации в налоговую инспекцию, поэтому заключать договор необходимо всем. Исключением являются только предприятия, находящиеся в местах без доступа к сети интернет (кассовый аппарат работает в автономном режиме).

4. Подключить интернетДля передачи данных в ОФД кассовый аппарат нужно подключить к интернету (установка проводного соединения, подключение по Wi-Fi или мобильный интернет через SIM-карту).

Регистрация: пошаговая инструкция

Регистрация ККТ в ФНС возможна тремя способами:

1. Самостоятельное посещение отделения налоговой инспекции

При личном посещение налоговой и подачи заявления на бумаге, КЭП не потребуется. Для подачи заявления необходимо с собой взять: паспорт ККТ, паспорт ФН, договор с ОФД.

После подачи заявления, на точке расположения кассы необходимо провести фискализацию с формированием отчета о регистрации ККТ. Данный документ необходимо снова в бумажном виде отнести в отделение ФНС, а после этого получить карточку регистрации ККТ.

2. Личный кабинет на сайте налоговой

В данном случае необходимо выполнить несколько следующих шагов:

1. Создать личный кабинет ИП или юр лица (если его нет);
2. В личном кабинете в разделе «Учет ККТ» зарегистрировать ККТ;
3. Внести параметры заявления:
   • фактическое место установки;
   • наименование предприятия, где устанавливается касса;
   • модель аппарата;
   • заводские номера ККТ и ФН.
4. Проводится фискализация техники;
5. Параметры фискализации передаются через сайт ФНС;
6. Осуществляется проверка для определения корректности работы фискального накопителя;
7. Выдается карточка регистрации ККТ с подписью ФНС в электронном виде.

3. Личный кабинет оператора фискальных данных.

Порядок действий в этом случае аналогичен шагам при регистрации ККТ через личный кабинет ФНС.

Отличием регистрации является то, что отдельно не нужно заводить данные отчета о регистрации кассы в личный кабинет ОФД — они загрузятся автоматически. Это сокращает время на регистрацию и позволяет избежать дополнительных ошибок.

Риски при работе без онлайн-кассы

Согласно ст.14.5 КоАП, при ведении бизнеса без использования кассы, можно попасть под штрафы.