Если при составлении акта (приказа, письма) подписи не помещаются на одном листе, то правильно ли помещать весь текст на первом листе, а на втором оформлять только подписи? Или лучше 1–2 строки текста акта все-таки разместить на втором листе перед подписями? Но тогда на первом листе внизу будет большое пустое нижнее поле…
Прямой ответ на этот вопрос закреплен в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»:
П. 3.7 «Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист».
Именно это правило расположения реквизитов на листе бумаги необходимо использовать при оформлении организационно-распорядительных документов любого вида и разновидности, чтобы минимум 2–4 строки текста (а лучше – самостоятельный абзац из заключительной части текста) были оформлены на новом листе бумаги многостраничного документа.
Только не забудьте, что листы многостраничного документа должны быть пронумерованы, начиная со 2-й страницы (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016 и п. 3.2 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
При таком оформлении осуществляется дополнительная защита документа от возможной фальсификации и подмены листов.
Если вас смущают остающиеся незаполненными площади на предпоследнем листе бумаги, то вы можете:
- искусственно растянуть текст за счет увеличения межстрочного интервала. Текст акта (и документа любого вида) может печататься через 1 или 1,5 интервала;
- реквизит от реквизита отделять 2–4 межстрочными интервалами;
- в ситуациях оперативного характера (например, при оформлении акта об ошибочно доставленном письме, о повреждении конверта, полученного письма, посылки и т.п.) вы можете оформлять документ на обеих сторонах листа – лицевой и оборотной (п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016). При этом не забудьте про нумерацию страниц.
Еще раз повторимся, что все высказанные рекомендации относятся к организационно-распорядительным документам: и акту, и письму, и приказу, и др.
В заключение, еще несколько «официальных советов».
П. 3.2 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016:
«Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа
При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист».
П.3.8. Рекомендаций:
«Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.
Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел».
