Трудовая книга может быть утеряна и работником, и работодателем. Причин для утери может быть множество – как личная халатность, так и чрезвычайные ситуации. Бывает так, что работник приходит устраиваться на новое место, потеряв трудовую книгу. Как ее восстановить и кто должен это делать?
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч.1 ст. 66 ТК РФ).
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть вторая статьи 66 ТК РФ).
А вот вопросы ведения трудовых книжек регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года № 320н.
Роструд рассмотрел в своем письме от 15 сентября 2023 г. № ПГ/19097-6-1 рассмотрел такую ситуацию: Сотрудник работал в двух разных местах: по основному месту работы и по совместительству. Сначала он уволился с основного места работы, а потом с работы по совместительству. Пока работник временно не работал, он потерял трудовую книжку, которую получил на руки при увольнении с основной работы. Возник вопрос: где можно восстановить трудовую книжку: только по бывшему основному месту работы или также по месту, где работник работал совместителем?
Ведомство порекомендовало такому работнику при утере обратиться к работодателю по последнему основному месту работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки, ссылаясь на пункт 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Пунктом 27 Порядка предусмотрено, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.
Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с главами I — IV Порядка (пункт 28 Порядка). В дубликат вносят информацию о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. На титульном листе документа в правом верхнем углу ставится штамп о том, что книжка является дубликатом.
Стоит сказать о том, что в ситуации, когда при устройстве на новую работу сотрудник заявляет об утере трудовой книги и просит оформить ему дубликат, новый работодатель вправе это не делать (ведь дубликат должен предоставить предыдущий работодатель). Такому сотруднику следует оформить новую трудовую книгу.
Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, он обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (пункт 29 Порядка).
Какие документы понадобятся для восстановления стажа в трудовой
При восстановлении документа нужно будет подтвердить стаж работы. Для этого работник может предоставить данные документы:
- копии и оригиналы трудовых договоров;
- справки с прежних мест работы;
- выписки из приказов о приёме на работу и увольнении;
- копии авторских и лицензионных договоров;
- лицевые счета и расчетные ведомости на выдачу зарплаты.
К кому сотрудник может обратиться для восстановления сведений
Восстановить сведения о периодах занятости сотруднику могут помочь:
- прошлый работодатель
- нынешний работодатель (если работник еще у него работает)
- новый работодатель (если сотрудник пришел устраиваться к нему на работу)
- государственный или муниципальный архив
- социальный фонд России (можно запросить в фонде сведения о трудовой деятельности, которые содержатся в индивидуальном лицевом счёте. Это особенно актуально, если бывшие работодатели отсутствуют, например ликвидировались или обанкротились)
Записи о предыдущих местах работы ни в коем случае нельзя вносить на основе имеющихся копий трудовых книг. Дубликат трудовой книги восстанавливается только на основе документов, подтверждающих стаж.
