В какой форме организация должна хранить документы? И как происходит истребование документов налоговым органом и арбитражным судом? Министерство финансов разъяснило этот момент в своем письме.
В какой форме хранить документы
Форма хранения документов в Налоговом Кодексе не установлена. Допускается, что первичные учетные документы (и иные возникающие в деятельности предприятия документы) могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.
При этом, в соответствии с Федеральным стандартом бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.
Как происходит истребование документов налоговой
При проведении налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для ее проведения документы в порядке, установленном статьей 93 НК РФ.
У должностного лица налогового органа, которое проводит проверку, есть право на ознакомление с оригиналами документов.
Истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган проверяемым лицом:
- лично или через представителя;
- направлены по почте заказным письмом;
- переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством.
Составленные в бумажной форме документы можно отсканировать и представить в налоговую в электронном виде.
Если истребуемые документов предоставляются в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.
Истребованные в ходе налоговой проверки документы представляются в налоговую течение 10 рабочих дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков, 30 дней – при налоговой проверке иностранной организации, подлежащей постановке на учет в налоговом органе в соответствии с пунктом 4.6 статьи 83 НК РФ) со дня получения соответствующего требования о представлении документов.
Как происходит истребование документов арбитражным судом
Арбитражный суд не может считать доказанным факт, который подтверждается только копией документа или иного письменного доказательства. А также, если оригинал документа утрачен или не передан в суд а копии документа, представленные лицами-участниками дела, не позволяют установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств (ч.6 ст. АПК РФ)
К тому же, если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов в бумажном виде (абзац второй части 3 статьи 75 АПК РФ).
Документ: письмо Министерства финансов от 31.07.2023 № 03-03-06/1/71588
