Каждый бухгалтер сталкивался с просьбой работника перенести отпуск. Причины могут быть разные. Если руководитель соглашается на перенос, то бухгалтеру нужно внести изменения в график отпусков.
Изменения в график отпусков вносятся при любых его изменениях.
Когда нужно вносить изменения в график отпусков?
Перенос отпуска работника, утвержденного графиком отпусков, является основанием для внесения в него изменений.
Отпуск может быть перенесен по разным причинам.
По желанию работника
В таком случае работник пишет заявление о переносе.
Далее о переносе отпуска нужно составить соответствующий приказ. В нем указывают причину переноса отпуска и срок, на который он «отодвигается».
Болезнь работника
В этом случае больничный лист – основание для переноса отпуска.
Работник также пишет заявление на перенос или продление, а работодатель издает приказ.
Производственная необходимость
Работодатель может до начала отпуска издать приказ о его переносе по производственной необходимости, либо отозвать работника из отпуска.
В данном случае обязательно должно быть письменное согласие работника.
Таким образом, заявление работника и изданный на его основании приказ о переносе отпуска – основание для внесения изменений в график отпусков.
Как вносить изменения в график отпусков. Алгоритм
Законодательством не установлено, как именно работодатель должен вносить изменения. Поэтому работодатель может прописать порядок в своем локальном документе. Например, в положении об отпусках.
Алгоритм для внесения изменений в график отпусков
1. Получить от работника заявление на перенос отпуска или согласие на перенос в случае производственной необходимости.
2. Издать приказ о переносе отпуска.
3. Издать приказ о внесении изменений в график отпусков.
Данный приказ обязательно должен содержать:
- основание переноса отпуска;
- прежние даты отпуска;
- новые даты, на которые переносится отпуск;
- распоряжение сотруднику отдела кадров на внесение изменений в график.
Издание такого приказа Роструд на сайте Онлайнинспекция.рф рекомендует в целях упорядочения документооборота организации, а также во избежание конфликтных ситуаций с работником и контролирующими органами.
Не забудьте ознакомить работника с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.
4. Внести изменения в график отпусков.
Вносить изменения следует в том же порядке, в котором он был утвержден.
Дату утверждения измененного графика отпусков можно оставить прежней. При этом дополнительно необходимо указать редакцию такого графика (например, с изменениями от «__» _____________ 20 __ г.).
Как внести изменения в форму графика отпусков Т-7
Если в организации используют унифицированную форму графика отпусков по форме Т-7, то данные о переносе отпуска вносят в графы 8-10:
- в графе 8 «Основание (документ) укажите реквизиты приказа о переносе отпуска или приказа о внесении изменений в график отпусков;
- в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» – новые даты отпуска;
- в графе 10 «Примечание» описывают причину, по которой перенесен отпуск.
Помимо графика отпусков изменения также нужно внести в личную карточку сотрудника.
Нужно ли вносить изменения в график отпусков для новых сотрудников
Если в течение года в организацию приняты новые сотрудники, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет.
В этом случае есть два варианта:
- Составить дополнение к графику отпусков по новым сотрудникам. Это будет приложением к действующему графику.
Порядок оформления дополнения к графику отпусков аналогичен порядку оформления основного документа. - Не вносить изменения в график, предоставить отпуск по заявлению работника и отразить в личной карточке при наличии.
Отметим, что первый вариант поможет бухгалтеру избежать ошибок при предоставлении отпусков новым работникам.
