Работодатель обязан предоставить работнику копии документов, связанных с работой, если он их письменно запросил. Так устанавливает статья 62 Трудового кодекса.
Как в течение работы, так и после увольнения работнику может понадобиться документ, подтверждающий тот или иной факт его трудовой деятельности. Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель независимо от причины такого запроса обязан предоставить работнику запрашиваемые им документы.
Получаем заявление от работника
Для получения необходимых документов работник должен написать заявление.
Свой письменный запрос он вправе направить удобным ему способом:
- лично в канцелярию или аналогичный отдел работодателя (в этом случае желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре);
- через доверенное лицо (тогда полномочия лица передать запрос должны быть в соответствующем порядке подтверждены);
- по почте (например, заказным письмом с описью вложения).
Какие документы может запросить сотрудник
В заявлении работник указывает, какие документы ему нужны.
В статье 62 ТК РФ сказано, что работник вправе запросить следующие копии документов, связанные с работой:
- копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
- выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется);
- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое.
Но этот список является примерным и открытым.
Помимо перечисленных документов, сотрудник может запросить:
- копии личной карточки;
- регистры бухгалтерского и налогового учета, подтверждающие удержание и уплату в бюджет НДФЛ;
- копию Правил внутреннего трудового распорядка организации;
- копию Положения о премировании сотрудников организации и приказов о премировании за период работы.
Все копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.
Срок для подготовки документов
Работодателю Трудовой кодекс отводит три рабочих дня на подготовку документов.
Трехдневный срок начинается со дня подачи заявления работником. Праздники и выходные не включаются.
Как передать документы работнику
После того, как документы подготовлены, работодателю нужно:
- передать их работнику или его доверенному лицу, под расписку в соответствующем регистре;
- либо направить по почте заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении (чтобы иметь доказательства того, что запрос выполнен).
Если невозможно выполнить запрос полностью либо частично (например, при истечении сроков хранения запрашиваемых документов) для работника следует подготовить письменный ответ с обоснованием причин, почему его запрос не может быть выполнен. Обоснование предоставляется, так же как и документы, по запросу или вместе с ними (если запрос выполняется частично)
Существуют ли ограничения на количество обращений за документами
Каких-либо ограничений в запросах у работников нет.
Работник может запрашивать документы столько раз, сколько потребуется. Объективные ограничения могут быть связаны только со сроками хранения в организации документов того или иного вида.
Такие разъяснения Роструд России направил в своем телеграмм-канале от 15 января 2024 года и от 19 декабря 2023 года.
