В случае утери работником трудовой книжки в период, когда он не работал, или в период, когда он уже состоит в трудовых отношениях, действия работодателя будут различны.
Если работник потерял трудовую книжку в период, когда он не работал, и сообщил об этом новому работодателю при трудоустройстве, нужно оформить и выдать ему новую трудовую книжку (а не дубликат). Для этого сотрудник должен написать соответствующее заявление (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). С таким подходом согласны и специалисты Роструда.
В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о текущей работе, а также о работе по совместительству (если работник выразит такое желание) и периоде военной службы работника (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п.п. 10, 20, 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках”, далее – Правила).
Если работник потерял трудовую книжку уже после заключения трудового договора (например, получив ее на руки для оформления пенсии), следует оформить ее дубликат. Обосновывается это следующим.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 Правил).
Особенности оформления и заполнения дубликата трудовой книжки закреплены в п. 7 постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В соответствии с п. 7.2 этого же документа в дубликат вносятся сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работника на прежних местах работы, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж записывается суммарно, без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал сотрудник. После этого трудовой стаж, подтвержденный предоставленными работником документами, записывается по отдельным периодам работы. Так, фиксируется дата приема на работу, наименование организации, структурное подразделение и работа (должность), специальность профессия с указанием квалификации.
Документы, подтверждающие трудовой стаж, работник может запросить у прежних работодателей, их правопреемников или в государственном либо муниципальном архиве, если прежний работодатель ликвидирован или прекратил деятельность. Кроме того, работник может принести сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР, утв. приказом Минтруда России от 17.09.2020 № 618н, полученные им в ПФР.
Напоминаем, что с 1 января 2021 года работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку работника только в двух случаях:
- сотрудник ранее написал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде;
- сотрудник не писал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. В этом случае за ним сохраняется право на ведение бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) до подачи заявления о переходе на электронную (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работникам, которые в 2021 году устраиваются на работу впервые (то есть ранее они нигде не работали), трудовая книжка не оформляется. Сведения об их трудовой деятельности передаются в ПФР в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
