На основании записей в книге покупок в бухгалтерском учете отражаются проводки по принятию НДС к вычету. А информация из нее прямо включается в декларацию. Бухгалтер заполняет книгу покупок по мере возникновения права на НДС-вычеты.
Главный документ – счет-фактура
Главный документ, на основании которого заявляют вычеты НДС, – это счет-фактура. Он должен быть составлен по установленной форме и заполнен в соответствии с правилами, изложенными в Постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Счет-фактура может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Когда выставляют счета-фактуры:
- при отгрузке товаров, работ, услуг;
- при получении или перечислении авансов;
- на уменьшение стоимости отгрузки у продавца и ее увеличение у покупателя (корректировочные);
- при принятии НДС к вычету по строительно-монтажным работам для собственного потребления.
Если поставщик сменил наименование
Бывает, что поставщик сменил наименование, и это может быть даже в середине квартала. А вы в этом квартале уже получали от него счета-фактуры и регистрировали их в книге покупок. Как регистрировать документы, которые поставщик будет выставлять после смены названия?
В этой ситуации помните, что в книге покупок наряду с наименованием продавца указывают его ИНН и КПП.
И если у фирмы сменилось только название, то ее ИНН и КПП остаются прежними. Поэтому в книге покупок у вас появится два различных наименования поставщика с одинаковыми ИНН и КПП.
По этим признакам его и будет идентифицировать инспекция. Можно запросить у продавца заверенные копии документов, подтверждающие смену наименования, и приложить их к книге покупок.
На декларации по НДС смена названия поставщика не отразится. Данные о покупках переносятся в раздел 8 декларации без указания наименования продавца. Там отражаются только ИНН и КПП.
Другие документы
Основанием для вычета НДС могут быть и другие документы, которые нужно зарегистрировать в книге покупок для заявления вычета:
- бланки строгой отчетности по командировочным расходам;
- таможенная декларация и платежные документы на оплату ввозного НДС при импорте;
- заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов при ввозе товаров из ЕАЭС;
- документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов и имущественных прав в уставный капитал другой организации.
Что не регистрируют в книге покупок
Не включают в книгу покупок счета-фактуры, составленные:
- при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг);
- на сумму предоплаты за товары, приобретаемые для не облагаемых НДС операций;
- авансовые счета-фактуры, составленные или полученные после получения счетов-фактур на отгрузку.
Нельзя включать в книгу покупок счета-фактуры, которые не соответствуют требованиям статьи 169 НК РФ или установленной форме.
