Если в результате ЧП уничтожена или испорчена первичка, бездействовать нельзя. Чтобы утрата документов не стала для компании серьезной проблемой, нужно правильно зафиксировать этот факт, сообщить в инспекцию и принять все меры для восстановления бумаг.
Что сделать в первую очередь, если обнаружена утрата документов
Ответственность за организацию хранения первички несет руководитель организации. В случае несоблюдения требований с него может быть взыскан штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ. Согласно этой статье, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.
А если руководитель не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по статье 110 НК РФ.
При утрате первичной документации и отчетности руководитель может быть привлечен к уголовной ответственности, если ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это тоже предусмотрена уголовная ответственность.
Поэтому первое, что нужно сделать при обнаружении утраты бумаг, это сообщить об этом директору и обязательно письменно (в виде докладной или служебной записки).
Комиссия по расследованию причин утраты документов
На основании приказа директора создайте комиссию. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Комиссия будет расследовать причины утраты документов. Если утрата документов произошла из-за обстоятельств непреодолимой силы, то необходимо обратиться в тот компетентный орган, который отвечает за ситуацию.
Чаще всего это: хищение документов – полиция; стихийное бедствие, наводнение, пожар, другие природные явления – МЧС; авария на объекте ЖКХ – коммунальные службы.
Возможны ситуации порчи (утери) документов работниками организации, например, во время транспортировки при переезде. В такой ситуации руководитель должен получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принять решение и издать приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Это может быть выговор, замечание или даже увольнение сотрудника.
По окончании работы комиссия составит опись утраченных бумаг и акт, который утверждает руководитель организации.
Сообщить в налоговую инспекцию
Затем нужно уведомить об утрате документов налоговую инспекцию и начать принимать меры к восстановлению утраченных бумаг.
Направить уведомление об утрате документов нужно своевременно – максимум в течение недели после происшествия, чтобы не было лишних подозрений (см. постановление АС Уральского округа от 22 декабря 2015 г. № А60-10762/2015).
Также в дальнейшем в инспекцию нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах – туда направляется акт комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (см. постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Как восстанавливать документы
Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому следует обратиться за помощью.
К кому обращаться?
- У налоговой инспекции запросите копии бухгалтерской и налоговой отчетности. Станет ясен объем операций, который придется подтверждать.
- У банка запросите выписки по расчетному счету, чтобы определить круг контрагентов и составить перечень нужных документов.
- У контрагентов попросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой. Они необходимы для восстановления бухгалтерского и налогового учета. Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт. Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014).
А восстановить учет может помочь аудиторская фирма, если сил своих специалистов недостаточно. Расходы на аудиторские услуги учитывают в составе прочих расходов (пп. 15, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). На основе восстановленной документации нужно заново сформировать регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность, пересчитать налоги.
