Налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов на оплату услуг сотовой связи. Но налоговики неоднократно в своих письмах указывали на несколько моментов, которые необходимо соблюсти, чтобы включать расходы на мобильную связь в налоговой базе по прибыли. Причем, все разъяснения достаточно давние и не менялись долгое время. Разберемся, как лучше оформить компенсацию сотрудникам за мобильную связь и какими документами лучше подтверждать расходы.
В налоговом учете расходы на услуги связи являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Организации на УСН, такие расходы могут быть включены в состав расходов в целях применения упрощенной системы налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Статья 252 НК РФ требует, чтобы все расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.
Приказ о расходах на мобильную связь
В организации должен быть приказ на использование мобильных телефонов и услуг сотовой связи. В приказе должны быть перечислены сотрудники, которым в силу исполняемых ими обязанностей, разрешено пользоваться корпоративной мобильной связью. При этом использование сотового телефона лучше «привязать» к обязанностям работника, изложенным в должностной инструкции.
Если работник использует личный телефон
Чаще всего, сотрудники используют свои личные мобильные телефоны для работы. Это удобно как сотруднику, так и организации.
В таком случае, компенсацию за использование личного мобильного нужно предусмотреть локальными нормативными актами компании и включить в трудовой договор.
При необходимости можно установить лимит компенсации расходов в месяц.
Такие компенсации и уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
НДФЛ при выплате компенсаций за мобильную связь
Компенсации сотруднику, если они связаны с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.
При этом, предельные нормы для освобождения от НДФЛ компенсаций, связанных с исполнением лицом своих трудовых обязанностей, не установлены.
Но размер такого возмещения можно определить письменным соглашением сторон. В соглашении, также, можно предусмотреть размер компенсации за использование, износ, амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику (ст. 188 Трудового кодекса).
Тогда, с компенсации, которую выплачивает организация сотруднику за мобильную связь и мобильный телефон, не удерживается НДФЛ.
При этом в целях освобождения от НДФЛ полученных доходов в организации должны быть:
- документы, которые подтвердят принадлежность используемого имущества сотруднику. Например, договор купли-продажи;
- расчеты компенсаций и документы, которые подтвердят фактическое использование имущества в интересах работодателя. Например, детализация звонков;
- документы, которые подтвердят осуществление расходов в служебных целях и суммы произведенных в этой связи расходов. Например, счета оператора связи.
