В связи с массовым переводом части сотрудников на дистанционную работу стал актуальным вопрос налогообложения компенсации расходов, понесенных дистанционным работником.
Согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты. В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положение о дистанционной работе относится к локальным нормативным актам организации. Работодатели в условиях срочного массового перевода в 2020 г. работников на удаленный режим работы были вынуждены в приказном порядке регулировать их работу.
С 2021 г. вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, внесенные Федеральным законом от 08.12.20 № 407-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях”.
Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети “Интернет”, и сетей связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).
В соответствии со ст. 312.4 ТК РФ коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору может определяться режим рабочего времени дистанционного работника, а при временной дистанционной работе также могут определяться продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно.
Порядок предоставления дистанционному работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе в соответствии с трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Согласно ст. 312.9 ТК РФ, в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работник может быть временно переведен по инициативе работодателя на дистанционную работу на период наличия указанных обстоятельств (случаев).
Работодатель должен, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, принять локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу.
Работник, временно переводимый на дистанционную работу, должен быть ознакомлен с указанным в ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ локальным нормативным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить получение работником такого локального нормативного акта.
Таким образом, если у работодателя есть дистанционные работники, то их режим рабочего времени может быть закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к трудовому договору.
В случае если работник переводится на дистанционную работу временно (на период наличия обстоятельств, перечисленных в ст. 312.9 ТК РФ), то работодатель обязан принять локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу.
Причем законодательством Российской Федерации не установлена обязанность работодателя принимать Положение о дистанционной работе, если у него есть сотрудники, работающие дистанционно на постоянной основе.
Если ранее какие-либо обязанности работодателя по обеспечению дистанционных работников необходимым оборудованием, созданию для них условий труда не закреплялись в Трудовом кодексе РФ, то с внесением изменений ситуация стала иной.
В соответствии с ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
Частью 2 ст. 312.6 ТК РФ определено, что дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (как следует из сказанного, перечень открытый). При этом работодатель:
– выплачивает компенсацию за использование работником принадлежащих ему или арендованных им перечисленных средств;
– возмещает расходы, связанные с их использованием.
Порядок, сроки и размеры указанных компенсаций и возмещений должны быть прописаны в:
– коллективном договоре;
– локальном нормативном акте работодателя, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
– трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору.
Обратите внимание! Если такой специалист использует личное имущество в интересах работодателя с согласия или ведома последнего, то оставлять его без компенсации нельзя. Иначе в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ на должностных лиц могут наложить штраф до 5 000 руб., а на организацию – до 50 000 руб. Причем, по мнению Роструда, ответственность наступит даже в том случае, если дистанционный работник напишет письменный отказ от компенсации.
В связи с массовым переводом работников на условия дистанционной работы в 2020 г. возникли вопросы по поводу обложения компенсации им затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств НДФЛ, начисления на нее страховых взносов и ее учете при исчислении налога на прибыль.
Минфин России неоднократно разъяснял свою позицию по этому поводу в письмах от 04.02.20 № 03-03-06/1/6672, 29.10.20 № 03-04-06/94269, 06.11.20 № 03-04-06/96913.
В свою очередь, ФНС РФ согласилась с рекомендациями Минфина России, данными в 2020 г., в письме от 12.02.21 № СД-4-11/1705@.
Налог на доходы физических лиц и страховые взносы
Перечень освобождаемых от обложения НДФЛ доходов представлен в ст. 217 НК РФ. В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах установленных норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Понятие компенсаций, связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом РФ
В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами.
Не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах утвержденных норм), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Таким образом, суммы компенсации не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.
Обязательное условие такого освобождения – наличие у налогоплательщика пакета документов (их копий), подтверждающих три момента:
– фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
– несение расходов на эти цели;
– размер расходов.
Обратите внимание, что размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам на фактическое использование оборудования в служебных целях.
По мнению ФНС РФ, организации следует самостоятельно разработать и утвердить локальный нормативный акт, в котором будут прописаны:
– методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников;
– перечень возмещаемых расходов;
– документы, подтверждающие соответствующие затраты сотрудника на удаленной работе.
Налог на прибыль
Суммы компенсаций затрат дистанционных работников на использование принадлежащего им или арендованного оборудования (программно-технических средств, средств защиты информации и др.), а также расходов, связанных с его использованием, можно учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Вместе с тем, как и при несении любых других расходов, следует помнить об их экономической обоснованности (ст. 252 НК РФ).
Другими словами, налогоплательщику понадобится тот же пакет документов, который освобождает компенсации от НДФЛ и страховых взносов.
Очевидно, что выполнить все эти требования в условиях удаленной работы непросто. Например, домашний Интернет может быть оформлен не на дистанционного работника, а на члена его семьи, документы на приобретение компьютерной техники, необходимой для работы, хранят далеко не все и т. п.
Кроме того, чтобы обосновать размер компенсации, придется приложить некоторые усилия. Так, компенсируя износ какой-либо компьютерной техники, следует ориентироваться на амортизацию по аналогичному объекту, определенную с использованием положений постановления Правительства РФ от 01.01.02 № 1. Причем во избежание претензий со стороны ИФНС компенсировать, на наш взгляд, целесообразно лишь часть суммы, которая приходится на рабочее время дистанционного работника.
Что касается затрат на телефонию, Интернет, электроэнергию и т. п., то необходимо получить от сотрудника копии соответствующих первичных документов и вычленить из них сумму, относящуюся к его трудовым часам. Это и будет обоснованная компенсация.
Детальные отчеты дистанционного работника об использовании в процессе работы тех или иных ресурсов помогут сделать расчет точнее.
Между тем на практике бухгалтеры зачастую предпочитают не загружать себя лишней работой, организация просто устанавливает ежемесячную компенсацию в фиксированном размере (благо, что законодательство этому не препятствует). На наш взгляд, в такой ситуации претензии со стороны налоговых инспекторов практически неминуемы.
