Командировки: учитываем новшество и не забываем старые правила

Новое в учете командировочных с 2023 года: чем подтвердить фактический срок нахождения в командировке

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Главное помнить, что, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов. При этом фактический срок нахождения в командировке должен быть подтвержден.

Фактический срок нахождения в командировке устанавливается по проездным документам, которые работник предъявляет по возвращении из служебной поездки. Если у сотрудника нет проездных документов, то фактический срок пребывания в служебной поездке можно установить на основании документов, подтверждающих проживание работника в гостинице.

По новым правилам, внесенным в Положение о командировках постановлением от 1 марта 2023 г. № 329, срок пребывания в командировке в случае проживания в гостинице можно подтвердить:

• договором;
• кассовым чеком;
• бланком строгой отчетности (БСО), который подтверждает предоставление гостиничных услуг по месту командирования (в нем должны быть указаны сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением правительства от 18 ноября 2020 г. № 1853).

Эти изменения внесены в пункт 7 Положения о командировках. Новые правила действуют с 10 марта 2023 года.

Дополнительные услуги

Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание, можно учитывать в расходах по прибыли, но с осторожностью, чтобы не вызывать претензии налоговиков. Ведь такие расходы они смотрят с особым пристрастием.

Уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов на дополнительные услуги,  оказываемые в гостинице, возможно только при условии:

• их производственной направленности;
• документального подтверждения;
• экономической обоснованности.

Поэтому фирма может ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 г. по делу № А15-1287/2019).

При налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Но вот компенсация расходов на аренду автомобиля у гостиницы в нерабочее время будет явно не обоснованной.

Также НК РФ прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
• с дополнительным обслуживанием в номере (мини-бар, платные каналы телевидения и др.);
• с пользованием бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д.

Но если стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой, а входит в общую сумму счета, эта сумма полностью пойдет в расходы на проживание.

Внимательно нужно отнестись к телефонным переговорам из гостиницы и оплате доступа к интернету. И в этом случае тоже действует норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: если стоимость телефонных звонков или доступа к интернету указана в гостиничном счете, тогда стоимость отражается в общей сумме расходов на проживание.

Если же у сотрудника есть отдельные счета на звонки и интернет, их стоимость можно списать в расходы на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для подтверждения производственного характера расходов нужно попросить командированного сотрудника приложить к авансовому отчету расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или, как минимум, указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.

Стоимость питания в счете за проживание

Аналогичный подход применяется к расходам на питание.

К примеру, если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, фирма вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Когда же стоимость завтрака выделена отдельной строкой, списать ее в налоговом учете нельзя. Ведь расходы на питание возмещаются за счет суточных, а дополнительную оплату завтрака налоговики сочтут необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Такой подход поддерживается и судами (Постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18), хотя налоговая попыталась снизить расходы фирмы.

Фирма учла командировочные расходы на основании авансовых отчетов сотрудников и счетов гостиницы, в которых указана только стоимость проживания, без выделения стоимости питания.

Инспекция при проверке не оспаривала достоверность первичной документации, но решила, что компания необоснованно учла в составе командировочных расходов стоимость питания в гостиницах. В защиту своей позиции налоговый орган предоставил полученные от гостиницы прайс-листы и прейскуранты на питание и проживание.

Судьи отклонили ссылки налогового органа на прайс-листы. Эти документы не являются первичными. Использовать их для исключения командировочных затрат из состава расходов по налогу на прибыль не следует.

А вот на такой тонкий момент стоит обратить внимание. Как быть, когда стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но при этом в самом счете указано, что его сумма включает питание?

Учитывать в расходах всю сумму за проживание опасно, поскольку стоимость завтрака упомянута, хоть и не выделена. Чтобы избежать споров, лучше запросить у гостиницы переоформленный счет. В нем или не делать запись о том, что стоимость питания включена, или выделить стоимость питания отдельной строкой.