Основанием для отражения факта хозяйственной жизни в учете является первичный учетный документ. Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.
Своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных, обеспечивает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. Кого же из должностных лиц учреждения могут привлечь к административной ответственности, если причиной искажения отчетного показателя была несвоевременная передача документов в бухгалтерскую службу?
Для разграничения ответственности между бухгалтерией и лицами, ответственными за оформление факта хозяйственной жизни, необходимо одновременное выполнение следующий условий:
- локальным актом учреждения четко закреплена обязанность по своевременному оформлению и предоставлению в бухгалтерскую службу соответствующих документов;
- работники, за которыми закреплены соответствующие обязанности, ознакомлены с положениями локального акта под подпись.
При невыполнении указанных условий виновным в допущенном правонарушении окажется главный бухгалтер, поскольку при формировании учетной политики не была установлена обязанность по передаче сотрудниками учреждения претензионных писем, на основании которых в бухгалтерском учете должны быть отражена дебиторская задолженность в размере предъявленных контрагентам требований об уплате штрафных санкций (Решение Центрального районного суда г. Сочи Краснодарского края от 16 мая 2023 г. по делу № 12-168/2023).
