Понятие кадрового электронного документооборота (КЭДО) и порядок его внедрения описаны в ст. 22.1-22.1 Трудового кодекса РФ. Под КЭДО понимаются создание, подписание, использование и хранение документов в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе.
С помощью ЭДО можно оформить любой документ: трудовой договор и изменения к нему; ученический договор; договор о полной материальной ответственности; приказ о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нем и многие другие.
Согласно части второй статьи 22.2 ТК РФ электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта компании.
Внедрение КЭДО изначально считалось правом, а не обязанностью компании. И первые законодательные установки требовали получать у работников согласие на формирование кадровых документов в цифровом формате.
Затем, организациям разрешили не получать согласие у работников, трудоустроенных после 31 декабря 2021 года и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. В отношении таких сотрудников КЭДО можно вести по умолчанию. Компании достаточно уведомить работников о вводе КЭДО.
Документооборот с кадрами может быть реализован:
- на платформе «Работа в России», с доступом, в том числе, через портал госуслуг,
- в специальной информационной системе работодателя.
Причем, если для обмена документами был выбран портал «Работа России», оформлять электронные подписи сотрудникам не нужно.
Если система кадрового учета разработана самостоятельно или куплена, всем работникам нужно оформить электронной цифровой подписи.
Взаимодействие с порталом Госуслуг
С 1 сентября 2022 года внедрена возможность обмена документами через портал госуслуг.
С помощью личного кабинета соискатели и работники могут оформлять, подписывать электронной подписью и отправлять работодателю кадровые документы.
Как сообщил Роструд в письме от 1 августа 2022 г. № ПГ/19773-6-1, работодатели, которые перешли на электронный документооборот (далее – ЭДО), должны обеспечить взаимодействие своих систем ЭДО с федеральной государственной информационной системой «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».
