Вы знаете, что при расчете налога на прибыль подтвердить расходы нужно первичными учетными документами. Относится ли к таким документам книга продаж, разъяснил Минфин в письме от 5 декабря 2022 г. № 03-03-06/1/118688. Такой подход поможет вам самостоятельно разобраться с тем или иным документом.
Чем подтвердить расходы
На тот или иной вид расходов у вас должны быть документы, которые их подтверждают.
Например, если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки.
По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д. Кстати, если подотчетное лицо к авансовому отчету прилагает в качестве подтверждения расхода кассовый чек, то он, кроме других обязательных реквизитов должен содержать еще QR-код (письмо Минфина от 14 октября 2019 г. № 03-03-06/1/78500).
Кассовые чеки тоже входят в число таких документов. Но чек может подтвердить только то, что расчеты были совершены.
И только в случае, если он содержит сведения как о продавце, так и о покупателе (см. письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455).
Запомните важное общее правило
В статье 252 НК РФ установлены общие правила признания расходов в целях налогообложения прибыли. Среди них требование о подтверждении затрат в налоговом учете документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Речь идет о федеральном законодательстве. Отраслевые нормативные акты, а также постановления и распоряжения правительства к нему не относятся.
Минфин в письме от 5 декабря 2022 г. № 03-03-06/1/118688 пишет, что книга продаж составляется в соответствии с положениями постановления правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Поэтому она не может относиться к первичным учетным документам и подтверждать понесенные расходы (заметим: так же, как и отдельно взятый счет-фактура).
О форме первички
Первичные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в электронном виде, с использованием электронной подписи.
Это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Компаниям, которые хотят использовать электронный документооборот в первичке», налоговики рекомендуют применять утвержденные ФНС форматы.
Также разработан электронный формат счета на оплату. Он размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов.
ФНС разработала и опубликовала проект электронного формата и для путевого листа.
